3.2. Способы и средства управления университетом
Рассмотренная структура университета и структура системы управления им предопределяют выбор способов и средств выработки и реализации управляющих воздействий, то есть непосредственного осуществления процесса управления всеми видами сложной и многообразной деятельности университета.
В соответствии с основными положениями теории управления социальными системами целью управления является сохранение состояния и структурной целостности системы и/или поддержание заданного режима ее функционирования (рис. 96). Кроме того, цель управления может состоять и в необходимости перевода системы из одного состояния в другое. Это означает, что если состояние системы, ее структурная целостность и режим функционирования находятся в заданных (или допустимых) пределах, она не требует каких-либо управленческих воздействий. В то же время наличие множества внешних и внутренних возмущающих факторов в любой момент может вывести систему из заданного состояния. Поэтому одним из важнейших условий успешного осуществления процесса управления выступает организация управленческой диагностики, то есть регулярного мониторинга как состояния системы и характера ее функционирования, так и состояния внешней по отношению к системе среды и поддающихся контролю ее воздействий на систему.
Для реализации этого положения в системе управления университетом как сложной социальной системой предусмотрены еженедельные (при необходимости – и чаще) заседания ректората, на которых рассматриваются и оперативно решаются как вопросы текущей деятельности университета, так и вопросы его стратегического развития. В этих заседаниях, помимо ректора и проректоров, обычно принимают участие главный бухгалтер, начальники планово-финансового отдела и отдела кадров. Если планируется рассмотрение каких-то вопросов, посвященных специфическим направлениям деятельности университета, на заседание могут быть приглашены и руководители соответствующих подразделений. Плановые заседания ректората проводятся в строго фиксированное время.
Рис. 96. Общая структура процесса управления
социальной системой
Важным элементом технологии управления университетом являются также еженедельные совещания деканов факультетов, которые проводит ректор (или по его поручению один из проректоров). Кроме того, проректоры также регулярно проводят совещания заместителей деканов по соответствующим видам работы. Так, совещания заместителей деканов факультетов по учебной работе проводит проректор по научно-педагогической работе, занимающийся организацией и учебного процесса и руководством им. Заместителей деканов по воспитательной работе собирает проректор, занимающийся социально-гуманитарным образованием и воспитательной работой; заместителей деканов по научно-исследовательской работе – проректор по научной работе, заместителей по работе в общежитии – проректор по административно-хозяйственной работе и т.п.
В соответствии с принципами делегирования полномочий и иерархического распределения управления процесс дальнейшего распространения управленческой информации осуществляется через совещания, которые деканы факультетов и их заместители проводят с заведующими кафедрами и их заместителями или путем оперативного информирования руководства кафедр об очередных задачах, сроках их выполнения, формах контроля и отчетности.
Учитывая то обстоятельство, что всегда существует целый ряд оперативных задач общеуниверситетского характера, решение которых должно осуществляться непосредственно кафедрами, ректорат ежемесячно проводит совещания заведующих кафедрами, на которых и ставятся эти задачи. При возникновении необходимости, проводятся и внеочередные совещания заведующих кафедрами.
При организации выполнения полученных заданий заведующие кафедрами в оперативном порядке или на заседаниях кафедр дают соответствующие поручения преподавателям и другим сотрудникам и контролируют их выполнение и в установленном порядке отчитываются о результатах выполнения.
Помимо рассмотренных способов выработки и реализации управленческих воздействий посредством устного общения с исполнителями значительное место в управленческой практике ректората принадлежит и традиционным методам, основанным на использовании деловой документации: приказов, распоряжений, инструкций, служебных и объяснительных записок и т.п.
Проекты приказов по основным видам деятельности университета, которые должен подписывать ректор, готовит соответствующее подразделение и вносит проректор, который визирует этот проект на обратной странице последнего листа. Кроме упоминания о том, кто вносит приказ (с указанием должности и фамилии), на этой странице после слова “Согласовано” должны также быть визы главного бухгалтера, начальника планово-финансового отдела, начальника отдела кадров, председателя профкома и начальника юридического отдела. В случае, если проект приказа предусматривает возложение каких-то задач на отдельных исполнителей, необходимы и их визы.
Аналогичный порядок устанавливается и для подготовки проектов приказов, которые должны подписывать проректоры. При этом проект приказа вносится руководителем одного из подразделений, подчиненных этому проректору.
После того, как собраны все необходимые визы, и приказ подписан ректором или проректором, ответственный исполнитель размножает его в семи экземплярах и сдает в отдел делопроизводства (канцелярию), где приказу присваивается номер и проставляется дата. Номерам приказов, которые подписаны ректором, через тире присваивается индекс “I”, а номерам приказов, подписываемых проректорами, – индексы “II”, “III”, “IV”, “V”, “VI” и “VII”, установленные соответствующим порядком их нумерации.
Приказы рассылаются канцелярией в те подразделения университета, которых они касаются. В случае, если приказ частично касается какой-либо деятельности подразделения, направляется соответствующая выписка из приказа с указанием его номера и пункта, относящегося к этой выписке.
Важное место в организации управления вузом принадлежит планированию работы университета по различным направлениям его деятельности, планированию работы факультетов, кафедр, других подразделений, а также планированию работы каждого преподавателя. Основным документом для научно-педагогического персонала вуза является “Индивидуальный план работы преподавателя и ее учет”, рассчитанный на пять лет. Он содержит следующие разделы: 1) “Учебная работа”, 2) “Учебно-методическая работа”, 3) “Научно-исследовательская работа”, 4) “Организационно-методическая работа”, 5) “Воспитательная работа”, 6) “Общественная работа и другие виды работ”, 7) “Перечень изменений в плане работы преподавателя”, 8) “Выводы о выполнении плана” и 9) ”Перечень должностей и долгосрочных поручений”. В конце очередного учебного года заполняется и рассматривается на заседании кафедры каждый раздел этого плана на следующий учебный год в соответствии с принятым распределением учебных поручений и планом работы кафедры.
В частности, в разделе учебной работы указываются названия учебных дисциплин, преподавание которых планируется на следующий год, факультет и специальность, студентам которых он будет преподаваться, курс и количество студентов, шифр потока. В соответствии с учебным планом специальности подробно расписываются все виды занятий с указанием количества планируемых на них учебных часов: лекции, практические, семинарские и лабораторные занятия. Планируются также консультации и проверка контрольных работ в соответствии с установленными нормами времени на эти виды работ. В этот же раздел включается руководство курсовыми и дипломными работами, прием экзаменов и зачетов, работа в Государственной экзаменационной комиссии, а также руководство аспирантурой, научно-исследовательской работой студентов, практикой и посещение лектором занятий своих ассистентов.
Все эти виды работы планируются на каждый семестр отдельно и суммарно на весь учебный год, а после окончания семестра в соседней графе каждого показателя проставляется число часов фактического выполнения плана по каждой учебной дисциплине и каждому виду работы. В случае появления каких-то отклонений в графе “Примечания” приводится краткое объяснения причин несовпадения планируемой и реально выполненной учебной нагрузки.
В общей системе управления вузом и повышения качества подготовки специалистов значительную роль играет активное участие будущих инженеров в работе студенческого самоуправления. Его отличают конкретные интересы и целевые установки, практическая направленность и четкое содержание, реальные возможности для трудового воспитания студентов. Система студенческого самоуправления содержит все основные элементы функций управления – планирование, организацию, мотивацию и контроль. Их практическое осуществление требует определенного уровня навыков межличностного и, в частности, управленческого общения. Поэтому участие будущих специалистов в студенческом самоуправлении способствует развитию социальной активности, ответственности и эффективного выполнения управленческих функций.
В становлении личности будущего руководителя решающую роль играет его участие в совместной с другими студентами деятельности. Это способствует ощущению морально-психологической общности, единству стремлений и воли, переживанию радости успеха и огорчения от неудач. Эта деятельность формирует чувство ответственности через взаимозависимость: все требуют от каждого, и каждый требует от всех. В совместной деятельности формируются дисциплина и коллективизм как способность ставить общие цели выше личных, готовность оказать помощь и поддержку коллегам, умение совместно трудиться. Здесь складывается культура дискуссии и обсуждения острых проблем, анализа возможных альтернатив, понимания мнений и интересов других людей, нахождения взаимоприемлемых решений.
Разработанная в НТУ “ХПИ” комплексная система студенческого самоуправления является основой для формирования студенческой инициативы в различных направлениях их жизни и деятельности. Она обеспечивает координацию работы органов управления и структурных подразделений университета (ректората, факультетов и их деканатов, кафедр, академических групп, студгородка, и др.), студенческих организаций (общественных деканатов, студенческих советов в общежитиях, групп общественного порядка), профкома студентов НТУ “ХПИ” и профбюро факультетов.
Основные задачи системы студенческого самоуправления в университете включают:
1) совершенствование учебно-воспитательной работы и привитие студентам навыков управленческой деятельности;
2) существенное повышение роли трудового воспитания студентов, диверсификация его форм, методов и сфер применения, в том числе организация самообслуживания жильцов общежитий;
3) совершенствование работы в общежитиях, связанной с поддержанием правил внутреннего распорядка, обеспечением условий проживания, занятий и отдыха жильцов;
4) организация воспитательной и культурно-массовой работы, привитие навыков поддержания санитарно-гигиенических норм и правил, включая участие в контроле температуры и освещенности учебных помещений, наличия вредных факторов в лабораториях;
5) проведение оздоровительной работы, включая ежегодные профосмотры, диспансерный учет, оздоровление в санатории-профилактории и спортивно-оздоровительных лагерях;
6) участие в решении вопросов социальной защиты студентов, льготного проезда в городском транспорте, оказания им материальной помощи и пособий.
Разработка системы студенческого самоуправления и ее реализация осуществлялись при непосредственном участии студенческого актива. Ее основные положения закреплены нормативными документами, утвержденными ректором университета по согласованию с профкомом студентов.
Так, “Положение о комплексной системе студенческого самоуправления” определяет цели, задачи, структуру и принципы функционирования системы. Высшим ее органом установлена конференция студенческого коллектива университета. Ее решения обязательны для исполнения всеми организациями, входящими в систему студенческого самоуправления. Ректорат и профком студентов руководят работой системы, содействуя успешному решению всеми ее звеньями поставленных перед ними задач.
Высший орган студенческого самоуправления факультета – общее собрание студентов (или их представителей), проводимое один раз в год. Руководящим органом системы на факультете является выборный общественный деканат, координирующий действия деканата факультета, профсоюзного бюро студентов, групп общественного порядка, студенческих советов в вопросах учебно-воспитательной работы на факультете, курсе, в каждой академической группе. Их деятельность регламентирует “Положение об общественных деканатах ХГПУ”, по которому основная цель общественного деканата – содействие администрации в подготовке высококвалифицированных специалистов, участие студентов в управлении и совершенствовании учебно-воспитательного процесса, их вовлечение в научно-исследовательскую работу, трудовое воспитание студентов.
В состав общественного деканата входят декан факультета, представители профбюро и студенческого совета факультета, старосты курсов, председатели оздоровительной и санитарной комиссий и заведующий общежитием. Заседания проходят два раза в месяц с анализом успеваемости и пропусков занятий студентами, санитарного состояния и порядка в общежитии. Общественный деканат участвует в разработке рекомендаций по совершенствованию учебных планов, работы в общежитиях, организации досуга. Он вносит предложения администрации и профсоюзной организации о поощрении студентов за отличную учебу и активную общественную работу или о привлечении к дисциплинарной ответственности, вплоть до исключения из университета.
Общественный деканат производит назначение стипендий студентам факультета с учетом результатов сессии, участия в общественной жизни, материального и семейного положения и других обстоятельств. По результатам каждого учебного года общественный деканат представляет лучших студентов на персональные и именные стипендии. Эффективное влияние общественных деканатов на всю учебно-воспитательную работу, на условия труда, быта и отдыха студентов обеспечивается участием его представителей в составе Ученых советов факультетов и университета.
Важную роль в системе студенческого самоуправления играют старосты курсов и академических групп, назначаемые ректором из числа лучших студентов. Как свидетельствует практика, студенты серьезно относятся к этим обязанностям, добросовестно ведут учет посещаемости, информируют деканат о нарушениях трудовой дисциплины. Это развивает лидерские качества старост, их организаторские способности.
Особое место в системе студенческого самоуправления в НТУ ХПИ принадлежит студенческим советам общежитий, организующим работу по обеспечению их санитарно-гигиенического состояния и бытовых условий и по самообслуживанию. Их работу регламентируют “Положение о студенческом общежитии ХГПУ”, “Правила внутреннего распорядка в студенческих общежитиях ХГПУ” и “Положение о студенческом совете в общежитиях ХГПУ”. Советы работают в тесном контакте с профкомом студентов университета и администрацией общежития. Взаимодействуя с общественными деканатами и профсоюзными бюро факультетов, студсоветы проводят воспитательную, культурно-массовую, спортивную и оздоровительную работу в общежитии, решают вопросы жилищно-бытовых условий. Решения совета, согласованные с общественным деканатом и профбюро факультета, обязательны для жильцов общежития.
Работа в студенческих советах и участие в самообслуживании развивает у студентов инициативу и самостоятельность, приучает их к аккуратности и порядку, воспитывает ответственность за порученное дело, формирует чувство заботы о коллективе, положительно влияет на культуру поведения. Здесь они практически осваивают культуру общения, технологические аспекты управленческой деятельности: планирование, организацию, мотивацию, контроль, технику работы с документами. В практической работе органов студенческого самоуправления они учатся принимать решения и брать на себя ответственность за их реализацию.