Категорії

Дипломні, курсові
на замовлення

Дипломні та курсові
на замовлення

Роботи виконуємо якісно,
без зайвих запитань.

Замовити / взнати ціну Замовити

1. Призначення ділової бесіди та її основні види

Управлінське спілкування поділяють на пряме і опосередковане. Формами прямого спілкування вважаються такі, в процесі яких здійснюється безпосередній мовленнєвий контакт учасників. До опосередкованих відносять форми спілкування, яке відбувається в умовах певної просторової чи часової дистанції між учасниками, тобто здійснюється за допомогою телекомунікаційних засобів чи листування. Ділова бесіда і являє собою один з найпоширеніших різновидів прямого спілкування, в процесі якого партнери чи принаймні один з них прагнуть досягти певних цілей. В то й же час, незважаючи на надзвичайну поширеність ділової бесіди як важливого елемента управлінських технологій, однозначного чіткого визначення цього поняття ще не існує. Звичайно діловою бесідою може вважатися і звичайна ділова розмова зацікавлених у певному питанні осіб, і усний контакт між партнерами по ділових стосунках.

Так, для характеристики ділової бесіди Г.В. Бороздіна наводить таке її визначення, як “мовленнєве спілкування між співбесідниками, які мають необхідні повноваження від своїх організацій та фірм для встановлення ділових стосунків, розв’язання ділових проблем або вироблення конструктивного підходу до їх вирішення” [8, с. 57].

Взагалі ж під діловою бесідою прийнято розуміти форму управлінського спілкування, яка має характер цільового усного контакту, як правило, між представниками двох сторін і здійснюється у вигляді запитально-відповідальної упорядкованої розмови. В залежності від свого змісту і призначення ділова бесіда може переслідувати політичні, економічні, виробничі й інші інтереси однієї чи обох сторін, що беруть у ній участь.

З погляду своєї мети або системи цілей, які вона переслідує, ділова бесіда може бути спрямована:

- на з’ясування сутності проблемної ситуації і виявлення її причин;

- на пошук можливих шляхів і засобів виходу з цієї ситуації і подолання труднощів і перешкод, що виникають при цьому;

- на встановлення ділових відносин між учасниками або виведення цих відносин на новий рівень;

- на вироблення і прийняття важливих управлінських рішень тощо.

З погляду складу учасників можна виділити ділові бесіди керівників, так званих перших осіб, ділові бесіди представників, наділених відповідними повноваженнями з боку своїх груп, організацій чи навіть держав, або ж з боку їхніх керівників, а також ділові бесіди експертів, що готують зустрічі керівників або їхніх повноважних представників.

З позицій управлінської ієрархії або з погляду психологічної позиції учасників можна виділити:

- ділові бесіди керівника з підлеглим чи з групою підлеглих та ділові бесіди з людиною, яка чогось домагається (позиція “зверху”);

- ділові бесіди з керівником вищого за ієрархією рівня або з людиною, від дій якої залежить можливість прийняття того чи іншого бажаного управлінського рішення (позиція “знизу”);

- ділові бесіди керівників одного рівня управлінської ієрархії або людей, між якими не існує певної залежності (позиція “на рівних”).

Певне уявлення про класифікацію ділових бесід за різними класифікаційними ознаками може дати рис. 1.

З функціональної точки зору ділові бесіди можуть бути орієнтовані на реалізацію таких завдань:

- знайомство з партнером і встановлення з ним ділових відносин;

- розвиток співробітництва і пошук його нових перспективних форм або напрямків;

- контроль якості виконання попередніх домовленостей;



- підтримка ділових контактів і розвиток співробітництва на рівні підприємств, фірм, галузей, регіонів, держав;

- обмін сторін діловою інформацією, яка їх взаємно цікавить або може бути корисною для них;

- спілкування працівників певної ділової або професійної сфери;

- спільний пошук і опрацювання робочих ідей і задумів.

Нарешті, з позицій інтересів одного чи кількох її учасників ділова бесіда може переслідувати особисті, групові або корпоративні інтереси.

Окремий і досить поширений вид ділової бесіди являє собою спілкування керівника з підлеглими. Відповідно до змісту і цілей управлінського спілкування така бесіда може носити характер:

1) директивний, коли керівник віддає наказ або розпорядження, висловлює рекомендації чи поради відносно доцільних шляхів і засобів виконання цих розпоряджень;

2) контрольний, коли керівник використовує ділову бесіду як своєрідну форму зворотного зв’язку, тобто хоче отримати від підлеглого інформацію про виконання завдання;

3) оцінний, коли в ході бесіди керівник дає оцінку результатам виконання підлеглим певного завдання;

4) виховний, коли керівник запрошує підлеглого на бесіду для того, щоб висловити певні зауваження з приводу його роботи чи поведінки, здійснити інший виховний вплив, спрямований на підвищення ефективності участі людини у спільній діяльності колективу та поліпшенні її результатів;

5) спрямований на розв’язання конфлікту, коли керівник прагне зрозуміти сутність конфлікту, що виникає в колективі, розв’язати його й відновити нормальний психологічний клімат. У такому разі керівник звичайно проводить серію бесід з учасниками різних сторін конфлікту, з’ясовує їхні позиції та здійснює певні заходи для узгодження цих позицій або розв’язання конфлікту іншими засобами.

Таким чином, ділова бесіда являє собою цілеспрямований різновид спілкування, пов’язаного з необхідністю одержання більш повної інформації щодо певної проблеми і формування відповідних висновків на основі аналізу думок і висловлень партнера-співрозмов­ника. Відмітною рисою ділових бесід є професійний характер учасників спілкування. Кінцева мета будь-якої ділової бесіди полягає в одержанні вичерпної інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Безперечно, цілком можливі та навіть досить часто бувають в управлінській практиці ситуації, коли важливі рішення після їх обговорення приймаються безпосередньо в процесі ділової бесіди. Тому метою бесіди можуть вважатися також підготовка і прийняття управ­лінського рішення. Взагалі, в будь-якому разі при визначенні цілей ділової бесіди можна вважати ними необхідність переконання партнера по спілкуванню прийняти ваші конкретні пропозиції й дійти згоди про їй реалізацію.

Саме у цьому полягає основна відмінність ділових бесід від ділових переговорів, які теж є досить поширеним елементом управлінських технологій і являють собою цілісну сукупність ділових бесід звичайно з більш широким колом учасників. У ході цих бесід звичайно зіштовхуються різні, іноді суперечливі інтереси сторін, і шляхом їхнього аналізу для етапу закінчення переговорів на основі поступок і досягнення певного консенсусу виробляються взаємно узгоджені та взаємно прийнятні управлінські рішення.

Внаслідок значної складності обговорюваних проблем ділові переговори являють собою більш тривалий процес і відбуваються у формі сукупності ділових бесід на взаємозалежні теми. При цьому нерідко такі бесіди можуть відбуватися паралельно, тобто одночасно в декількох бесідах беруть участь різні групи учасників експертів, що виробляють взаємоприйнятні рішення для заключної бесіди повноважних осіб, які й приймають остаточне рішення. Можливі випадки, коли не вдається знайти таке рішення, і в результаті переговорів фіксується його відсутність та необхідність проведення подальших пошуків.

Існують й інші підходи до вибору класифікаційних ознак при розгляданні основних видів ділової бесіди або форм її проведення. Так, для керівника важливо знати існуючі форми управлінської бесіди та розробляти на їх основі свою систему форм, яка найбільш відповідає його характеру і стилю керівництва.

Основною класифікаційною ознакою цих форм виступають мета або завдання управлінської бесіди. Залежно від них визначаються специфіка і структури самої бесіди, і вибір засобів спілкування зі співрозмовником під час її проведення, і вибір інструментальних засобів психологічного впливу на партнера для досягнення бажаної мети. Стосовно цих чинників О.Л. Потєряхін наводить такі десять форм ділових бесід, що використовуються у практиці управління персоналом.

1. Бесіда-опитування, яка використовується переважно для з’ясу­ван­ня та уточнення анкетних даних працівника, результатів та обставин виконання ним певного доручення.

2. Бесіда-зондування, призначена для виявлення прихованих мотивів, схильностей, психологічних перешкод на шляху виконання певного виду діяльності тощо.

3. Бесіда-екзамен, метою якої звичайно вважається з’ясову­вання обсягу знань у певній галузі або кругозору взагалі, які притаманні співбесіднику.

4. Бесіда-інструктаж, яка використовується для детального роз’яснення сутності певного доручення чи завдання, а також способу і порядку його виконання.

5. Бесіда-інформування, в процесі якої співбесідник інформує про ситуацію на певній ділянці чи об’єкті, про стан справ з питань, які він ставив у попередніх бесідах, а також про хід реалізації попередніх домовленостей чи пропозицій, висунутих підлеглими, результати розгляду скарг, претензій тощо.

6. Бесіда-прийом, ініціаторами якої звичайно виступають відвідувачі керівника, які звертаються до нього з певними проханнями, питаннями чи пропозиціями як особистісного, так і службового характеру.

7. Дисциплінарна бесіда, приводом проведення якої виступають певні порушення дисципліни, невиконання або неналежне виконання наказів чи доручень керівника тощо. Основне завдання подібної бесіди полягає у здійсненні необхідного виховного впливу на підлеглого з метою виключення у майбутньому подібних порушень чи випадків неналежного виконання своїх обов’язків.

8. Бесіда-мотивація, яка виступає одним з компонентів певної системи заходів з формування у виконавця відповідних мотивів до діяльності, спрямованої на досягнення цілей організації.

9. Бесіда при прийомі на роботу. Певним чином така форма бесіди може розглядатись як своєрідний синтез перших трьох форм управлінської бесіди. Однак її специфіка полягає в тому, щоб визначити міру придатності кандидата на певну посуду до належного виконання відповідних функцій, виявити його професійну й ділову компетентність, його творчий потенціал та особистісні якості, життєві цінності та морально-етичні переконання. Враховуючи характерні специфічні особливості цього виду ділової бесіди, ми пропонуємо більш детально розглянути технологію її проведення та деякі рекомендації після завершення загального аналізу сутності ділової бесіди та окремих її етапів (п. 18).

Зазначимо, що подібні ж бесіди керівник повинен проводити і при здійсненні кадрових переміщення, насамперед коли воно передбачає посадове підвищення працівника.

10. Бесіда при звільненні з роботи. Являє собою одну з найскладніших з психологічної точки зору форм ділової бесіди. Її основним завдання вважається забезпечення безболісного характеру процесу звільнення як для організації, так і для працівника, що підлягає звільненню. Правильна побудова і проведення цієї бесіди можуть сприяти запобіганню небажаних наслідків типу оскарження, звернення до суду тощо [30, с. 121-122].

Г.В. Троцко та І.М. Трубавіна у своїй роботі [45] наводять таку класифікацію бесід:

1) за кількістю співбесідників:

- фронтальна,

- індивідуальна,

- групова.

2) офіційні та неофіційні;

3) в робочий і неробочий час;

4) при виборі кандидата на посаду:

- попередня (для з’ясування, чи відповідає кандидат посадовим умовам і вимогам),

- основна (для виявлення особистісних якостей, необхідних для даної посади).

5) за метою, де наводяться десять видів ділової бесіди, які цілком співпадають зі згаданими вище за класифікацією О.Л. Потєряхіна.

Значну поширеність різних варіантів ділової бесіди як одного з найдійовіших різновидів управлінського спілкування і водночас однієї з ефективних управлінських технологій можна пояснити такими обставинами. По-перше, ділова бесіда може бути проведена досить оперативно, відразу після виникнення необхідності в обговоренні відповідних питань. І так же оперативно її результати можуть бути реалізовані. По-друге, вона звичайно не потребує великих матеріальних витрат на свою підготовку і проведення, у порівнянні, скажімо з нарадами, на які запрошується багато учасників. Це призводить до значних транспортних витрат, витрат на житло, харчування, інколи на оренду приміщень тощо. По-третє, завдяки спілкуванню у надзвичайно вузькому колі, ділова бесіда дозволяє обговорити будь-які проблеми і забезпечити належний рівень конфіденційності. По-четверте, вона являє собою найсприятливішу, а інколи й єдину можливість переконати партнера у справедливості й обґрунтованості вашої позиції.

Ділові бесіди мають надзвичайно велике значення у забезпеченні ефективного керівництва діяльністю організації. Дійсно, за даними Ф. Лузенса, “ефективний” менеджер, який досягає високих показників роботи своїх підлеглих за умови їх задоволеності роботою, 70 % робочого часу витрачає на взаємодію з працівниками та на управління людськими ресурсами проти 49 % на ці цілі у звичайного менеджера.

Підготовка і проведення ділової бесіди не є чимось простим, як це може здаватися на перший погляд. Оскільки її учасниками виступають люди з різними, часто суперечливими, а інколи навіть і з протилежними поглядами, думками та інтересами, успішне досягнення цілей бесіди звичайно залежить від цілої низки чинників різноманітної природи. Тому вивчення ділової бесіди має свої характерні особливості, які обумовлені не тільки суто технологічними, а й етичними, психологічними, соціальними та іншими аспектами. Відповідно можна вказати певну сукупність організаційно-технологічних, психологічних і морально-етичних принципів, виходячи з яких і мають відбуватися підготовка та проведення ділової бесіди.

Сьогодні більшість фахівців з управління, ретельно аналізуючи багатотисячолітню практику та більше ніж столітній розвиток наукового менеджменту, всерйоз вважають, що управління одночасно являє собою і науку, і мистецтво, й життєва практика переконливо свідчить про це. Тому успіх ділової бесіди також може залежати не тільки від чіткого дотримання зазначених принципів, а й від раптової імпровізації чи від інтуїтивно знайденого неординарного рішення.