Категорії

Дипломні, курсові
на замовлення

Дипломні та курсові
на замовлення

Роботи виконуємо якісно,
без зайвих запитань.

Замовити / взнати ціну Замовити

2. Загальна характеристика ділової бесіди і принципи її проведення

Ділова бесіда посідає важливе місце в системі управлінського спілкування керівника з підлеглими і партнерами по спільній діяльності та виступає водночас одним з основних видів управлінських технологій. Основною метою ділової бесіди є обмін інформацією між керівником і підлеглими чи, відповідно, між діловими партнерами. Результати цього обміну мають сприяти можливостям формування всебічно обґрунтованих ефективних управлінських рішень, а також створенню належних матеріальних, організаційних і психологічних умов для їх успішної реалізації.

Вказані можливості ділової бесіди зумовлюють досить широкий діапазон її застосування в управлінському спілкуванні. Внаслідок цього існують погляди, і навіть досить поширені, відносно того, що ділова бесіда являє собою чи не єдиний засіб управлінського впливу керівника на підлеглих. Підставою для цих міркувань є, на думку О.Л. Потєряхіна, те, що “на відміну від інших видів управлінського спілкування (наказу, наради тощо), їй властиві такі характеристики, які істотно розширюють межі її застосування” [30, с. 114]. До цих характеристик він, зокрема, відносить такі:

а) ділова бесіда є порівняно легко керованою як за її тривалістю, так і за тематикою;

б) ділова бесіда дає можливість максимальною мірою задіяти інтелектуальний, моральний та емоціональний потенціал усіх її учасників;

в) ділова бесіда є трансформативною, іншими словами, її можна перетворювати з однієї форми в іншу і навіть, у випадку необхідності, трансформувати у зовсім інший вид управлінського спілкування, наприклад, у ділові переговори, збільшивши число її потенційних учасників.

Вважаємо необхідним додати до цього переліку ще й такі характерні риси ділової бесіди:

г) багатофункціональність ділової бесіди, оскільки вона може слугувати для обміну інформацією і для вирішення питань організації спільної діяльності людей та оптимізації її умов, для аналізу проблемних ситуацій і підготовки прийняття управлінських рішень, для здійснення керівного чи виховного впливу на підлеглих і для розв’язання конфліктної ситуації тощо;

д) можливість забезпечити будь-який рівень конфіденційності, що істотно підвищує міру довіри партнерів один до одного і сприяє успішному досягненню бажаних її результатів;

е) велике значення емоційно-психологічних чинників у спрямованості процесу ділової бесіди та у досягненні її результатів.

ж) діалогічний характер спілкування між учасниками ділової бесіди, який дозволяє кожному з них не тільки досить повно викласти свої міркування, а й аргументовано відповідати на запитання чи зауваження партнера.

До речі, особливостями діалогічної форми спілкування в діловій бесіді є цілий ряд переваг, серед яких можна вказати на такі:

- діалогічне спілкування створює психологічні передумови для можливості сприйняття співрозмовника, незалежно від його соціального чи посадового статусу, як рівноправного партнера, що підвищує його психологічний статус;

- інформація, що повідомляється під час бесіди, може розглядатися як проблема, яка вимагає розв’язання, а це передбачає існування можливості кожному партнеру викласти свої власні пропозиції та міркування, можливості брати активну участь у пошуку шляхів і засобів розв’язання проблеми;

- зміст кожного висловлення отримує особистісне емоційне забарвлення і відображає ставлення комунікатора до проблеми та своїх міркувань;

- діалогічний характер бесіди, в тому числі й ділової, дозволяє широко використовувати не тільки словесну інформацію, а й цілу гаму невербальних засобів спілкування;

- цій формі спілкування найчастіше притаманна демократичність, яка виключає засоби адміністративного чи психологічного тиску на співрозмовника. Безперечно, у випадках, коли сама мета бесіди заздалегідь передбачає такий тиск, про демократичність мова не йтиме;

- діалогічному спілкуванню притаманний і так званий ефект післядії, який полягає у формуванні у співбесідника певних установок, мотивації, переконань, психологічної готовності досягти згоди тощо.

Використанню зазначених переваг діалогічної форми істотно сприяє дотримання правил етикету ділового спілкування, вияв поваги до співбесідника, прагнення зрозуміти його інтереси і виявити зацікавленість в них.

Повертаючись до багатофункціонального характеру ділової бесіди, розглянемо основні функції, які вона може виконувати.

По-перше, дуже важливою функцію ділової бесіди складає взаємне спілкування працівників однієї ділової сфери. На рівні ділового спілкування людей об’єднують інтереси справи і спільна діяльність, спрямована на досягнення певних спільних цілей. Тому й цілями ділової бесіди у такому її функціональному аспекті є формування, підтримання й забезпечення сприятливого психологічного клімату.

По-друге, одна з найпоширеніших функцій ділової бесіди полягає в обміні інформацією, який зацікавлені сторони здійснюють з метою підвищення ефективності спільної діяльності або повідомлення однією зі сторін іншої про зміни свої планів та намірів стосовно організації чи характеру співробітництва з нею.

По-третє, важливою функцією ділової бесіди слід вважати спільний пошук шляхів та засобів підвищення ефективності спільної діяльності, висунення й оперативну розробку робочих ідей та задумів відносно ефективного розв’язання тієї чи іншої проблемної ситуації.

По-четверте, однією з функцій ділової бесіди є також контроль виконання вже розпочатих ділових заходів, та координація їх здійснення, обговорення і формування необхідних коригуючих впливів у випадку, коли процес виконання чи попередні результати виявляються далекими від очікуваних.

По-п’яте, досить поширеною функцією діловою бесіди вважається й підтримання ділових контактів між партнерами. В такому разі предметом обговорення звичайно є підтвердження існуючих домовленостей, вирішення окремих проблем, які заважають їх повному здійсненню, а також можливість подальшого розвитку.

По-шосте, до функцій ділової бесіди відносять також стимулювання ділової активності шляхом спільного пошуку засобів її інтенсифікації, нових організаційних форм чи напрямків взаємодії.

Керівникові при прийнятті рішення про проведення ділової бесіди та під час її підготовки варто знати основні принципи проведення ділової бесіди. Узагальнення результатів теоретичних досліджень з психології ділового спілкування та надбань практичного досвіду у сфері управління дозволяють рекомендувати, зокрема, дотримуватися таких принципових положень.

1. Принцип цілеспрямованості ділової бесіди, який полягає у чіткому визначенні учасниками кінцевих цілей і намірів обох сторін. Без цього бесіда приречена на невдачу і марну витрату часу. Саме цим принципом визначається необхідність планування і ретельної підготовки ділової бесіди, особливо у відповідальних випадках.

Безпосередньо під час проведення ділової бесіди дотримання принципу цілеспрямованості відіграє важливу роль і полягає у необхідності постійно спрямовувати хід бесіди на її заздалегідь визначену тему, тримаючи в пам’яті цілі, завдання та свої інтереси. Водночас цей принцип вимагає дотримання певної послідовності та, при необхідності, гнучкості в обговоренні предмету бесіди.

2. Принцип створення психологічної атмосфери взаємної довіри, який полягає у забезпеченні рівних можливостей для обміну інформацією між учасниками ділової бесіди, незалежно від посадового стану та психологічних позицій кожного з них.

В умовах, коли йдеться про бесіду між керівником і підлеглим, можливість реалізації цього принципу значною мірою визначаються стилем керівництва, обраним керівником. Так, авторитарний стиль практично унеможливлює проведення бесіди як повноцінного засобу управлінського спілкування, оскільки у підлеглого за таких обставин немає можливості відверто викласти свою думку і він змушений або тільки вислухувати керівника (тобто бесіда фактично не відбувається, перетворюючись на монолог), або погоджуватися з його міркуваннями. Однак саме поняття бесіди, в тому числі й ділової, як вже зазначалося, передбачає монологічний характер спілкування.

Для створення належної емоційно-психологічної атмосфери, яка б сприяла успішному проведенню та результативності ділової бесіди її учасники повинні бути знайомі з основними закономірностями міжособистісного і, зокрема, управлінського спілкування, знати про існування так званих психологічних або комунікативних бар’єрів і володіти прийомами їх подолання.

3. Принцип професіоналізму учасників ділової бесіди полягає у глибокому знанні ними предмету бесіди, у можливості об’єктивно оцінити отриману від співбесідника інформацію, визначити її вірогідність, повноту та своєчасність. Основним же проявом цього принципу стає визнання головним пріоритетом інтересів справи, заради якої проводиться бесіда.

Важливою ознакою високого професіоналізму учасників бесіди слід вважати також чіткість, ясність і логічність викладення інформації, переконливість аргументів. До цього слід додати також, що сучасне розуміння професіоналізму має включати й володіння технологією міжособистісного та ділового спілкування.

4. Принцип зацікавленості співбесідника і утримання його уваги полягає у тому, що успіх ділової бесіди значною мірою залежить від зацікавленості в її результатах обох сторін. Оскільки ж у них можуть бути різні, інколи навіть протилежні наміри та інтереси, що зацікавити співбесідника, необхідне кваліфіковане системне застосування певної сукупності спеціальних психологічних прийомів і методів.

Порядок застосування наведених принципів має чіткий алгоритмічний характер і має бути послідовно спрямований на привертання уваги співбесідника до предмету бесіди, збудження у нього зацікавленого ставлення до ситуації чи проблеми, яка обговорюється, формування ділового інтересу і прагнення до спільного пошуку ефективних шляхів взаємно прийнятного розв’язання проблемної ситуації.

У зв’язку з цим дуже слушною уявляється думка О.Л. Потє­ряхіна про те, що у справі зацікавленості співбесідника “основоположною вимогою… є опора на базові потреби особистості”. При цьому він вважає, що для привернення інтересу співрозмовника до обговорюваних проблем можна використовувати практично всі групи потреб, одна, в залежності від конкретної ситуації, завжди доцільно “віддавати перевагу потребам, які визначають соціальну сутність особистості” [30, с. 119].

Важливою передумовою успішного проведення ділової бесіди є також темп та інтенсивність спілкування, його інформаційна та Емоційна насиченість. Так, відомий дослідник управлінських технологій і ділового спілкування П. Міцич рекомендує підвищувати інтенсивність з наближенням часу завершення бесіди [26, с.44].