6. Домовленість про проведення ділової бесіди
Процедура домовленості про зустріч не повинна розглядатися як проста формальність, оскільки вона являє собою дуже важливий етап у структурі всієї ділової бесіди, який інколи істотно впливає не тільки на її результат, а навіть на саму можливість здійснення.
Домовленість про бесіду у загальному випадку включає три такі основні моменти:
-
одержання згоди потенційного партнера на зустріч і проведення бесіди;
-
попереднє узгодження предмету обговорення;
-
визначення місця і часу проведення ділової бесіди та склад її можливих учасників.
У залежності від характеру відносин, підпорядкованості за управлінською ієрархією чи психологічних позицій можливих учасників домовленості, а також їхніх установок, ці питання можуть вирішуватися принципово різними способами.
Так, при виникненні необхідності проведення ділової бесіди з підлеглим, ситуація для керівника істотно спрощується, і домовленість може бути реалізована, наприклад, у формі виклику абозапрошення: “Івану Петровичу, я чекаю Вас сьогодні о 16 годині у себе в кабінеті”. В будь-якій іншій ситуації, характерній для позиції “зверху” (наприклад, якщо хтось просить вас про зустріч), домовленість може досягатися приблизно у такій же формі. Цілком нормальним і припустимим вважається і виклики через секретаря. У разі необхідності слід повідомити про характер і тему та запропонувати підлеглому потрібні для неї матеріали.
У разі потреби проведення ділової бесіди з керівником вищого рівня чи в іншій ситуації, характерній для психологічної позиції “знизу”, домовленість про зустріч можна реалізувати скоріше у формі прохання: “Андрію Івановичу, мені б хотілося з Вами порадитися з питання... Коли б Ви змогли мене прийняти і куди мені можна під’їхати?”
У ситуації приблизної рівності учасників в управлінській ієрархії або ж приблизної рівності їхніх психологічних позицій домовленість про проведення зустрічі може бути досягнута у формі пропозиції: “Сергію Олександровичу, нам треба було б обговорити питання... Давайте погодимо місце і час зустрічі”.
Після досягнення принципової домовленості про проведення ділової бесіди та узгодження її предмета, уже безпосередньо перед зустріччю, дуже важливо перевірити свою готовність до неї, спробувавши відповісти собі на такі питання:
1) У чому полягає моя головна мета, досягти якої я б хотів у результаті бесіди, що має відбутися?
2) Яка була перша реакція партнера, коли я домовлявся з ним про зустріч? Здивувався він чи виявив невдоволення або зацікавленість?
3) Чи зміг би я взагалі обійтися без цієї зустрічі й розмови, що має відбутися під час бесіди?
4) Чи готовий мій потенційний партнер до обговорення запропонованої теми ділової бесіди?
5) Чи упевнений я в можливості досягнення поставленої мети і у сприятливому результаті майбутньої бесіди?
6) Які об’єктивні і суб’єктивні перешкоди можуть виникнути під час бесіди? Як вони можуть вплинути на досягнення бажаної для мене мети?
7) Який можливий результат майбутньої бесіди міг би влаштувати мене? Мого потенційного співрозмовника? Нас обох?
8) Чи варто йти на компроміс у випадку непоступливості партнера і до яких меж я міг би поступитися, якщо бесіда зайде в тупик?
9) Які засоби і прийоми впливу на партнера я зміг би використовувати під час бесіди (розкриття перспектив взаємної зацікавленості, посилання на авторитетні думки, на об’єктивні обставини, на досвід інших організацій, спроби переконати партнера в крайній важливості обговорюваної проблеми і т.п.)?
10) Які питання я буду задавати для прояснення позиції співрозмовника?
11) Які питання може задавати мені мій співрозмовник і як на них краще відповідати?
12) Яку тактику і лінію поводження мені доцільно обрати в наступних випадках:
а) якщо партнер в усьому буде зі мною погоджуватися?
б) якщо він категорично відмовлятиметься від моїх пропозицій?
в) якщо партнер перейде в розмові на підвищений тон?
г) якщо він реагуватиме на мої аргументи не так, як я очікував заздалегідь?
д) якщо він висловить недовіру до моїх слів і пропозицій?
е) якщо він спробує приховати свою недовіру?
ж) якщо він дотримуватиметься ухильної тактики, з якої не можна буде усвідомити його справжнього ставлення до пропонованих рішень?
13) Чи необхідно мені намагатися зберегти можливість подальших ділових відносин зі співрозмовником, незалежно від результату цієї зустрічі?
14) Як доцільно буде завершити зустріч при різних варіантах результату ділової бесіди?
Якщо в результаті такого попереднього аналізу ви переконаєтеся, що результат майбутньої бесіди буде далекий від очікуваного і ви за її допомогою не досягнете поставлених цілей, негайно приймайте рішення про відмову від проведення бесіди і потім досить коректно й обґрунтовано повідомте партнера про те, що за обставин, що склалися, ви вважаєте за доцільне перенести зустріч на більш пізніший час або скасувати взагалі домовленість про її проведення.
Однак таке рішення варто приймати у випадку дійсно повної відсутності шансів на досягнення поставлених цілей. На думку С.І. Самигіна і Л.Д. Столяренко [32, с. 379], шанси на успішний результат очікуваної ділової бесіди можна істотно підвищити, дотримуючись наступних рекомендацій:
1. Готуйте своє перше питання так, щоб воно був коротким, ясним і цікавим, але ні в якому разі не дискусійним.
2. Якщо в ході бесіди ви хочете отримати позитивну відповідь чи згоду співрозмовника на кілька пропозицій, варто починати з найбільш здійсненної й найбільш прийнятної для нього.
3. Прагніть до оптимальної стислості і ясності у викладі своїх міркувань і пропозицій, навіть якщо потрібно починати розмову здалеку.
4. Переконливо аргументуйте й обґрунтовуйте всі свої судження і пропозиції. Пам’ятайте, що чим більш переконливими будуть докази, що наводяться вами, тим швидше співрозмовник погодиться з ними й з вашою позицією загалом.
5. Уникайте вживання слів з подвійним значенням і особливо фраз, зміст яких міг би бути невірно витлумачений.
6. Прагніть якомога більш переконливо продемонструвати можливий інтерес співрозмовника стосовно досягнення домовленості з вами у розв’язанні обговорюваної проблемної ситуації.
Виконуючи ці поради, можна певною мірою усунути окремі перешкоди на шляху реалізації ваших цілей, забезпечити можливість досягнення принаймні якоїсь цілком припустимої частини бажаних результатів. У такий спосіб інколи навіть у практично безнадійній ситуації ви можете дечого домогтися і, крім того, залишаєте відкритою можливість для продовження діалогу і співробітництва. Однак при цьому, виявляючи певну гнучкість своєї позиції, необхідно жорстко дотримуватися принципових моментів відносно заздалегідь визначених меж для компромісу, які ви для себе встановили.