Категорії

Дипломні, курсові
на замовлення

Дипломні та курсові
на замовлення

Роботи виконуємо якісно,
без зайвих запитань.

Замовити / взнати ціну Замовити

15. Завершення бесіди і вихід з контакту

Завершення ділової бесіди і вихід з контакту являють собою досить відповідальний її етап. Структура і зміст цього етапу ділової бесіди можуть носити різний характер, який визначається головним чином тим, чи була досягнута мета, що ставилася під час прийняття рішення про доцільність проведення цієї бесіди, наскільки реальні результати бесіди співпадають з бажаними чи очікуваними тощо.

Дійсно, майстерно завершивши навіть надзвичайно складну розмову з не дуже сприятливими для вас результатами, ви можете залишити вагомі шанси на її успішне продовження в майбутньому та на можливість досягнення бажаних результатів, створивши у співбесідника враження про необхідність обов’язкового повернення через деякий час до подальшого розв’язання обговорюваної проблеми після додаткового її вивчення.

З іншого боку, невдале, непрофесійне завершення бесіди може певною мірою “змазати” навіть найкращі результати тривалої роботи з ретельної підготовки і проведення ділової зустрічі, залишити у вашого співбесідника негативне уявлення про ваш недостатній професіоналізм. Такі несприятливі “дрібниці” можуть серйозно позначитися на вашому іміджі й діловому авторитеті. Справа не тільки у стосунках з конкретним партнером. Інформація, особливо негативна, про ваші ділові якості, професіоналізм і компетентність, вашу загальну культуру й характер спілкування має неприємну властивість порівняно швидко розповсюджуватися і заважати успішному здійсненню вашої підприємницької та управлінської діяльності.

Тому в разі досягнення позитивного результату ділової бесіди найпростішим і цілком природним її завершенням повинні стати загально вживані в межах ділового етикету елементи ритуалу прощання зі співрозмовником з обов’язковим висловленням співрозмовникові вдячності за його згоду на проведення бесіди, участь у ній та плідну співпрацю по досягненню взаємно прийнятних результатів.

Якщо ж основної мети, яку ви ставили перед проведенням ділової бесіди, не вдалося досягти, однак ви впевнені, що існують реальні можливості отримання бажаних результатів, доцільно домовитися зі співрозмовником про тимчасове припинення бесіди для додаткового вивчення проблемної ситуації та позицій сторін відносно можливостей її розв’язання. В такому разі для продовження ділової бесіди необхідно усунути основні обставини та причини, що перешкоджали можливості досягнення її результативності.

У випадку, якщо ви проводили бесіду з одним зі своїх підлеглих, керівникові доцільно дати підлеглому конкретні завдання щодо підготовки до продовження бесіди та забезпечення її належної результативності. На думку О.Л. Потєряхіна, змістом такого завдання може бути вивчення певного теоретичного матеріалу, з’ясування реальної обстановки на якійсь ділянці роботи, опрацювання відповідної правової та нормативної бази своєї діяльності, обміркування ходу даної бесіди та своєї позиції в ній тощо [30, с.112].

Коли ж бесіда з підлеглим мала виховний характер, її результативність може бути визначена через певний час на підставі аналізу його практичної діяльності, про що також слід йому сказати, запевнивши його ця діяльність перебуватиме під вашим контролем.

Існують, безперечно й ситуації, коли в процесі ділової бесіди, завдяки позиції співрозмовника, ви впевнилися в повній відсутності можливостей отримати будь-яку користь від цієї бесіди і вважаєте за недоцільне подальше спілкування. В такому випадку слід підібрати дієві прийоми завершення бесіди та виходу з контакту. Напрацювання теорії й практики ділового спілкування дозволяють рекомендувати в подібних випадках відповідні технології.

Одним з досить ефективних прийомів вважається якась несподівана ваша дія, здатна повністю зруйнувати контакт. Х. Адлер наводить приклади таких дій. Так, на його думку, “ви можете встати, відвернутися від співбесідника або хлопнути долонями по кришці столу. Якщо ви домагаєтесь припинення контакту з ким-небудь, то дійте саме подібним чином. Можна просто дивитися вбік. Це викликає приблизно той же ефект, тільки біль м’який, і займає дещо більше часу” [2, с.45]. Безперечно, ця ситуація має вважатися доречною, коли у психологічній позиції “зверху” ви можете сподіватися, що ділові стосунки з цією людиною вам не знадобляться, і бути впевненим, що контакт з нею вам зовсім непотрібен.

У переважній більшості ж випадків практика ділового спілкування вимагає залишати “двері відкритими”, тобто незалежно від психологічних позицій і результатів ділової бесіди не відкидати можливостей подальшого спілкування та співпраці. А це вимагає такого завершення бесіди, яке б демонструвало ваше розчарування негативними її результатами, але водночас не переносило його на особистість співбесідника та на ваші можливі ділові стосунки в подальшому.

Тому корисно знати основні поради щодо принципів, правил і техніки завершення ділової бесіди та виходу з контакту. Такими принципами ми вважаємо ті положення, без глибокого знання і чіткого дотримання яких взагалі неможливо вважати завершення бесіди виконаним професійно. Перш за все, такими положеннями слід вважати принцип системності, принцип відкритих можливостей, принцип розвитку і принцип доброзичливості.

Розглянемо дещо детальніше зміст і сутність кожного із зазначених принципів стосовно завершення ділової бесіди.

Принцип системності полягає у заключному формулюванні остаточних підсумків ділової бесіди з точки зору загальних зв’язків досягнутих домовленостей з розглянутою проблемою, зовнішнім середовищем та станом подальших стосунків сторін. Тут ще раз доцільно назвати сутність принципових домовленостей, терміни й умови їх виконання, способи взаємного інформування про хід виконання тощо.

Принцип відкритих можливостей повинен використовуватися переважно у випадках, коли бажаних результатів зустрічі не було досягнуто. Він полягає у визначенні умов подальшої співпраці стосовно обговорюваної проблеми і спільного пошуку шляхів і засобів для прийняття взаємно прийнятного рішення з її розв’язання. Згідно з цим принципом слід всіляко підтримати у співрозмовника враження про вашу готовність до спільної співпраці, до урахування його позиції та інтересів й до пошуку можливості компромісних рішень.

Принцип розвитку полягає у прагненні до того, щоб досягнуті домовленості не виявилися випадковим поодиноким епізодом у ваших стосунках, а відкривали реальні можливості для подальшої плідної співпраці. З цією метою після прийняття остаточного рішення доцільно стисло окреслити можливі перспективи такої співпраці, її перспективи та конкретні сфери, а також вислухати міркування співрозмовника з цього приводу.

Принцип доброзичливості спрямований на психологічне забезпечення зазначених можливостей, на підтвердження вашого іміджу й високого професіоналізму і полягає у тому, що незалежно від результатів ділової бесіди треба обов’язково подякувати співрозмовникові за згоду на проведення зустрічі, за приємну бесіду та цінну інформацію, яку ви одержали в результаті спілкування з ним. Доцільно висловити свої щирі сподівання на подальшу плідну співпрацю й на можливість розвитку ділових стосунків. У разі ж успішних результатів обов’язково слід тепло поздоровити партнера із вдалим завершенням бесіди і прийняттям важливого і взаємно прийнятного рішення.

Заключний етап цієї фази ділової бесіди полягає у виході із контакту. Він складається з двох послідовних фаз. Першою з них вважається фаза невербального завершення бесіди. Її проявом виступає спочатку зміна пози, відведення погляду від співрозмовника і вставання. Другу фазу складає мовленнєве прощання, яке, в залежності від результатів бесіди і психологічних позицій співрозмовників може супроводжуватися чи то потиском руки або навіть дружнім обійманням партнера разом зі словами “До побачення”, “До зустрічі”, “Всього найкращого”, “Бажаю успіхів” тощо, або ж просто кивком голови зі словами “До побачення”.

У найсприятливіших обставинах, особливо у психологічній позиції “на рівних”, доцільно провести співрозмовника до дверей кабінету, якщо бесіда відбувалася на вашій території, або до машини, коли вона проходила на нейтральній території.

Для ділової бесіди, на відміну від ділових переговорів, не існує протокольних норм, але все ж вимоги ділового етикету визначають певну сукупність можливих варіантів. Так, у випадку надзвичайної важливості предмету бесіди доцільно запропонувати каву або чай перед її початком. У разі ж досягнення важливого і взаємно прийнятного результату бесіди після її завершення і перед прощанням зі співбесідником можна запропонувати шампанське, коньяк чи каву з коньяком. Але для цього бажано знати смаки і звички співбесідника.

У разі ж негативного підсумку ділової бесіди, навіть у випадку, коли вона закінчилася безплідною суперечкою, прощання має бути суто формальним, але досить ввічливим і коректним і все ж залишати відкритими можливості подальших зустрічей і ділового спілкування, можливості подальших ділових відносин і плідної співпраці з цим співрозмовником. Ця можливість може бути додатково підкреслена словами сподівання на подальші більш результативні та взаємно корисні стосунки.