17. Реалізація домовленостей

Будь-які, навіть надзвичайно вигідні для вас результати ділової бесіди можуть виявитися нічого не вартими, якщо ви не сформуєте дієвого плану заходів по їх практичній реалізації й не організуєте чіткої системи його виконання цього плану, контролю процесу реалізації та взаємного інформування партнерами один одного про дійсний хід виконання досягнутих домовленостей, про труднощі й перешкоди, що зустрічаються при цьому та можливі шляхи і засоби їх взаємного подолання.

Етика міжособистісних стосунків взагалі і ділового спілкування, зокрема, передбачає можливість досить гострих і відвертих дискусій під час обговорення проблеми, але після остаточного прийняття рішення ви вже не маєте морального права від нього відступатися. Кожна ділова людина, а тим більш керівник, повинен бути високоморальною людиною, інакше з ним більш ніхто просто не захоче мати справи. Щоб зберегти і зміцнити свій особистий авторитет та імідж своєї фірми, він повинен зробити все можливе для успішної реалізації узгоджених домовленостей і чесного виконання прийнятих на себе у зв’язку з цим зобов’язань.

З цією метою відразу після завершення ділової бесіди й змістовного аналізу її підсумків і результатів доцільно накреслити план заходів по безумовній реалізації прийнятих рішень. В залежності від важливості й масштабів справи такий план може бути як формальним, так і неформальним. У останньому випадку, який є характерним для досить конкретних домовленостей і окремих суто робочих питань, план реалізації може існувати у вашій свідомості або у вигляді відносно формалізованих записів у діловому блокноті, зошиті чи в пам’яті вашого комп’ютера. При такому варіанті слід регулярно перевіряти виконання окремих пунктів, знімаючи їх з контролю після успішного завершення відповідних робіт і досягнення запланованих результатів. Бажано також повідомити про це партнера по діловій бесіді, особливо якщо це передбачалося результатами домовленості.

Для більш масштабних, складних і відповідальних справ план реалізації результатів ділової бесіди звичайно формується у вигляді розгорнутого документу із зазначенням основних етапів чи видів робіт, які мають забезпечувати безумовне виконання досягнутих вами домовленостей, термінів їх виконання, посад і прізвищ відповідальних осіб та безпосередніх виконавців, а також дієвих форм контролю процесів виконання, дотримання визначених термінів і якості відповідних робіт чи окремих їх етапів.

Доцільно спочатку розробити попередній ескізний проект такого плану і винести його на обговорення з експертами, для чого доцільно скликати нараду за участю як експертів, так і потенційних виконавців окремих етапів роботи та осіб, на яких покладатимуться функції контролю за виконанням. Інколи доцільніше провести дві наради, на першій з експертами та провідними фахівцями сформувати остаточний варіант плану, визначити необхідні ресурси та виконавців, а на другій – довести його зміст до безпосередніх виконавців.

Вагомим аргументом на користь такого варіанту виступає можливість уникнути досить характерної ситуації безпідставних відмов, заперечень та аргументованого пошуку з боку окремих виконавців мотивів перевести виконання завдань та відповідальність за нього від себе на когось іншого.

Кожному керівникові слід пам’ятати про досить поширену спрямованість психології окремих виконавців саме на пошук шляхів уникнути роботи й особливо відповідальності за її виконання. З цього приводу доцільно навести широко відомий вислів про те, що той, хто хоче працювати, шукає способи, а хто не хоче, шукає причини. Тому для людей ініціативних і творчих достатньо чітко поставити зміст завдання й терміни його виконання, а тих, хто прагне уникнути, слід примусити. Для цього, до речі, існують свої відомі технології, які виявляються особливо ефективними в ринкових умовах. Вони включають заходи як матеріального, так і морального характеру.

Після всебічного обговорення проекту плану слід прийняти остаточний його варіант і затвердити письмовим наказом. З текстом цього наказу обов’язково повинні бути ознайомлені під розписку як усі безпосередні виконавці, так і особи, на яких покладаються обов’язки з контролю процесів виконання робіт, їх термінів та якості. Водночас доцільно проінформувати ділового партнера у тій частині, яка його може зацікавити, про намічені заходи та прізвища безпосередніх виконавців. Це дозволить забезпечити:

- по-перше, можливості продовження особистих контактів і прискорення взаємного виконання домовленостей;

- по-друге, приховане, дещо навіть делікатне нагадування партнерові про його зобов’язання з приводу спільних домовленостей;

- по-третє, демонстрацію вашого прагнення виконати свою частку робіт і бажаність отримання відповідної інформації від партнера;

- по-четверте, перевести необхідне ділове спілкування й координацію робіт на рівень безпосередніх виконавців, що підвищить оперативність, звільняючи керівників від невиправданої необхідності втручання в деталі та розвантажуючи їх для можливості вирішення стратегічних завдань.

Сам хід виконання робіт з реалізації досягнутих домовленостей, особливо таких, що стосуються важливих питань діяльності фірми, доцільно періодично обговорювати на ділових бесідах з партнером, або призначаючи для цього спеціальні зустрічі заздалегідь, або ж домовляючись про їх проведення при виникненні необхідності.