8. 4. Прості програми колективної роботи

Використання інформаційних технологій належать до найбільш суперечливих внутрішньофірмових проблем. Керівництво підприємств часто відмовляється їх вирішува­ти, оскільки не відчуває себе достатньо компетентним в цьо­му питанні. Вирішення звичайно покладаються на керівників інформаційних служб або спеціалізовані зовнішні організації. Господарські ризики, пов'язані з вико­ристанням інформаційних технологій, постійно ростуть, і неясно, до яких пір керівництво підприємств недооцінюва­тиме цей важливий стратегічний ресурс. Правда, останнім часом вищий менеджмент став уважніше відноситися до інформаційних технологій. Саме від нього мають виходити вирішальні ініціативи зі зміни ситуації в даній сфері.

Сьогодні стан справ в даній області характеризується крайньою невизначеністю.

1.       Це пов'язано з безперервним збільшенням обсягу техно­
логічних пропозицій, що вимагають високих інвестицій і
відповідно з посиленням залежності від зовнішніх послуг (на­
приклад,  від постачальників  програмного забезпечення),
внутрішньофірмові асигнування на потреби використання
інформаційних технологій ростуть випереджаючими темпами
порівняно з іншими витратами підприємства. При цьому ви­
щий менеджмент мало обізнаний про загальні витрати у сфері
інформаційних технологій. Так, компетентні рішення ке­
рівництва охоплюють приблизно лише 5% відповідних витрат.

2.   Змінюється роль інформаційних технологій в госпо­
дарській діяльності багатьох підприємств. При виконанні

 внутрішньофірмових процесів функція інформаційних тех­нологій перестала бути допоміжною, перетворившись на найважливішу складову частину продукту або виробничих потужностей. Господарські ризики в даний час багато в чому визначаються ризиками в даній сфері. Реалізація ж сучас­них високопродуктивних організаційних проектів, напри­клад «віртуальних підпріємств» без жорсткої прив'язки ви­робничих ділянок до певного місця, вимагає повного викори­стання потенціалу інформаційних технологій за допомогою телекомунікаційних засобів.

3. Не сприяє стабілізації швидке зростання витрат у сфері IT. Щоб контролювати їх збільшення і добитися більшої гнучкості в рішенні інформаційно-технологічних проблем, багато підприємств йдуть в основному двома шляхами.

Перший полягає в тому, що фірма створює внутрішній інформаційно-технологічний виртуальний офіс, який пропо­нує послуги і зовнішньому ринку, доводячи тим самим мож­ливість рентабельного використання своїх потужностей.

Частіше підприємства вибирають інший шлях, коли ве­лика частина власного інформаційно-технологічного персо­налу переводиться в розпорядження заново створюваних дочірніх віртуальних підприємств або спільних із спеціалізо­ваними інформаційно-технологічними партнерами під­приємств, що також самостійно виступають на ринку. На ма­теринському підприємстві залишається невелика група співробітників, на яку покладаються функції інформаційно­го менеджменту.

Вищий менеджмент починає усвідомлювати, який важ­ливий вплив здійснюють інформаційно-технологічні рішен­ня на сам господарський процес і культуру підприємства. То­му він все більш усвідомлює, що вимушений делегувати відповідні питання внутрішньофірмовим віртуальним підрозділам або зовнішнім організаціям. В зв'язку з цим ви­никають такі ключові питання:

- яким є ставлення провідного персоналу до інфор­маційних технологій, які наслідки витікають з більш ефек­тивної її організації і використовування у виробництві нових товарів і послуг;

— що має знати вище керівництво фірми в області інфор­маційних технологій, щоб ухвалювати компетентні рішення при трансформації до віртуального підприємства;

-     якою мірою допустимо делегування функцій у сфері
інформаційних технологій віртуальному підприємству;

-     яка має бути роль вищого менеджменту в управлінні
інформаційно-технологічним потенціалом.

Для організації плідної роботи між розкиданими по світу фахівцями єдиного трудового колективу можна використо­вувати недорогі програми колективної роботи (Інтернет засо­би), що мають важливі функції і не вимагають втручання фахівців. Ці програми, які часто називають «віртуальним офісом», володіють багатьма властивостями традиційних до­датків колективної роботи, але не вимагають серйозних капіталовкладень і технічної підтримки. Установка більшості таких програм займає не багато часу (від декількох хвилин до години), а їхня вартість коливається від разової плати в 50 $ до 5-25 $ на місяць на одного користувача. Ці програми не вимагають підтримки штатних фахівців: функції адміністратора виконує один із членів команди або усі вони працюють рівноправно. До того ж, це досить швид­кісні програми, які можна використовувати навіть при швидкості зв'язку в 28,8 Кб/сек.

Далі наведемо список функцій, які бажано мати в про­грамних засобах для колективної роботи:

Голосування (якщо дискусія з будь-якого питання зайш­ла в тупик).

Календарний план і розклад робіт. Індивідуальний інтерфейс. Дискусії (Основа роботи будь-якої команди — прекрасний

засіб організації «мозкових атак»). Конференц-зв'язок. Електронна пошта. Керування документообігом.

Людям необхідне спілкування — особливо у світі бізнесу. Вони звикли до електронної пошти, мережевих дискусій і колективної роботи з документами. Великі організації встановлюють у себе такі додатки для загальної роботи, як Lotus Notes i Microsoft Exchange; маленькі організації, у яких немає спеціального персоналу для обслуговування інформаційних систем, покладаються на Інтернет. В міру зростання малого підприємства додаток для організації ко­лективної роботи стає абсолютно необхідним. Тільки після цього необхідно приділяти увагу появі виділеного сервера і штатного фахівця, котрий забезпечує роботу системи.