9.2. Організаційна структура і функції менеджменту
Організаційна структура управління фірмою визначається її учасниками, засновниками. Виділяють дві структурні форми менеджменту: централізовану і децентралізовану (рис. 13).
Централізована - всі менеджери різних служб зведені разом і підпорядковані віце-президенту з управління. Подібна форма - повністю інтегрована і функціональна організація. Вона була типовою для підприємств колишнього Союзу.
Децентралізована - надає менеджерам різних підрозділів можливість здійснювати всі функції щодо їх діяльності, самостійно, несучи повну відповідальність за функціонування своєї ділянки перед віце-президентом у цій сфері. На практиці відбувається зіставлення централізації та децентралізації, що забезпечує оперативність- і реальність управлінських рішень. Організаційні структури повинні бути гнучкими, мати пристосовуваність, швидко реагувати на обставини, що змінюються. Практика функціонування підприємств бізнесу зафіксувала такі типи організаційних структур менеджменту:
лінійна - включає два організаційних елементи - виробництво та реалізацію продукції. Цю структуру використовують невеликі фірми з однорідною і нескладною технологією. Система проста. ЇЇ легко зрозуміти і застосувати;
лінійно-штабна - формується створенням спеціалізованих служб (штабів) при кожному лінійному керівництві. Призначення цих служб - вивчення відповідних проблем з метою надання допомоги керів
никові для прийняття рішень. Недолік - зростає кількість зв'язків, збільшуються управлінські витрати, знижується оперативність управління;
функціональна - спроба пристосувати традиційні структури до умов швидкого зростання обсягів і складності промислового виробництва. Відповідальність за процеси виробництва покладається на функціональних менеджерів, підпорядкованих головній штаб-квартирі фірми. Вона визнається ефективною для фірм, які випускають обмежену кількість однорідних продуктів. При широкій номенклатурі виборів менеджери стикаються з внутрішньою конкуренцією за пріоритет, а центральне керівництво перевантажене короткостроковими проблемами. Вихід із становища - двоярусне управління. Нижній ярус замінюється оперативним менеджментом, верхній - довгостроковою політикою;
дивізійна - будується не за функціональною ознакою, а за продуктами, ринками або групами споживачів, що обслуговуються. Кожна організація продуктивно-ринкова одиниця (відділення) має свої підрозділи виробництва, збуту, планування, НДДКР і розглядається як „центр прибутку", „центр реалізації', „центр інвестицій", з відповідними оцінками діяльності. Адміністрації фірми підпорядковані відділи, що займаються загальнофірмовими питаннями (фінансовий,
юридичний, кадровий, зв'язків з громадскістю та іа). Децентралізована організація управління забезпечує високу гнучкість з питань стратегії в межах відділень. Використовується у великих та середніх фірмах;
матрична - використовується фірмами, продукція яких має відносно короткий „життєвий цикл" і часто змінюється, а також фірмами, що провадять великі дослідницькі та дослідно-конструкторські роботи з обмеженими виробничими циклами. Це рухлива, гнучка структура При розробці нових проектів, продуктів організовуються групи, які передаються менеджеру, що управляє цим процесом. Після виконання робіт співробітники повертаються до своїх підрозділів;
орієнтована на пошук нового - основним принципом є поточне виробництво та збут освоєних прибуткових продуктів, які об'єднуються у групу .поточного виробництва, а розробка нових продуктів та технологій - у пошукову групу. У пошуковій групі створюється дослідне виробництво, новий продукт випробовується на ринку. Після позитивного ефекту проект передається до групи поточного виробництва;
множинна - застосовується у великих компаніях, що включають безліч підприємств з різною структурою управління.
Жодна із зазначених структур не є універсальною. Фірма повинна сама визначити критерії використання управлінських структур. Потрібну структуру можна мати комбінуванням різних або перерозподілом функцій та відповідальності в якійсь із структур. Проте основне, щоб сформована організаційна структура менеджменту сприяла розвиткові ефективного виробництва
Аналізуючи менеджмент як систему управління, видно, що кожна виробнича одиниця бізнесу (підприємство, фірма) організовує свою діяльність, орієнтуючись на один критерій - прибуток. Проте для його отримання потрібно виробляти для ринку товари або послуги, які безпосередньо необхідні споживачам. Одержання прибутку, скорочення власних витрат, розширення ринкового сегмента - ось три завдання, які повинен вирішувати менеджмент.
Виходячи з цього, управління фірмою здійснюється за такими напрямами: перспективи в галузі дослідження та розвитку; оперативна діяльність; робота з кадрами (персоналом); фінансова діяльність. Відповідно до цього менеджмент фірми поділяють на три частини: виробничий менеджмент (включає перші три напрями), фінансовий менеджмент та маркетинг. Однак це не свідчить про те, що виробничий, фінансовий менеджмент та маркетинг відокремлені від функціонування фірми. У цьому випадку вони виступають елементами цілісності, якою є менеджмент фірми.
У процесі діяльності фірми менеджмент як система управління виконує чотири основні функції: планування, організація, директування та контроль.
Планування - основа успішного здійснення всіх наступних рішень ділової одиниці бізнесу. Саме тут закладається базис організації роботи фірми.
Планування ставить мету підприємства (фірми) на перспективу, аналіз способів її реалізації та ресурсного забезпечення. Довгострокове планування є сферою діяльності великих фірм, а оперативне, поточне - необхідний елемент управління на малих підприємствах (фірмах).
Основні елементи внутрішньофірмового планування: прогнозування; постановка завдань; коригування плану; складання бюджету; конкретизація плану; контроль за виконанням.
Основним планом діяльності фірми є бізнес-план.
Організація - специфічна діяльність з налагодження координації внутрішньовиробничих осередків фірми для оптимального використання ресурсів, а також роботи адміністрації, допоміжного персоналу та відповідальності їх
Організація реалізує систему принципів мікросоціального менеджменту, гуманізація виробничих стосунків - потребує максимального обліку індивідуального потенціалу кожного працівника; ділове партнерство - передбачає згуртування різних груп працівників для розквіту фірми; економічний децентралізм - робить ставку на самостійність прийняття адміністративно-господарських рішень кожною ланкою фірми та ін.
Директування - включає три компоненти: мотивацію, лідерство та комунікацію. Мотивація - процес, завдяки якому менеджер спонукає до праці для досягнення мети, організації як засобу задоволення власного бажання. Лідерство - це вплив на інших для реалізації мети фірми. У сфері бізнесу менеджер є лідером тоді, коли він може впливати на всі підпорядковані йому підрозділи, спрямовуючи їх зусилля на виконання завдань фірми. Комунікація - це процес, пов'язаний з міжособистим та організаційним спілкуванням при передаванні інформації всередині підрозділів фірми.
Контроль - діяльність з перевірки відповідності фактичних результатів запланованим і внесення коректив у фактичний стан справ.
Система контролю передбачає:
контроль запасів - перевірка рівня запасів з метою ритмічної роботи фірми і задоволення потреб споживача;
виробничий контроль - передбачає порівняння планових витрат із звітними цифрами;
контроль якості - забезпечує виробництво товарів згідно з технологією і стандартами;
контроль продажу - інформація про обсяг продажу в натуральних та вартісних показниках;
контроль видатків - перевірка використання грошей за призначенням і з якою метою.
Контроль повинен бути простий, але разом з тим забезпечувати осіб, які приймають ключові рішення, необхідною інформацією, для своєчасного прийняття коригуючих рішень.