4.1. Организация встреч, выставок и инсентив-путешествий
Деловой туризм возник еще в древние времена, когда люди путешествовали для того, чтобы торговать. Путешествия с деловыми целями включают: встречи и конференции, торговые выставки и ярмарки, а также инсентив-путешествия (поощрительные), которые признаны наиболее эффективными средствами для ведения бизнеса, выхода на новые рынки, а также для обмена мнениями и новыми идеями между коллегами и клиентами.
В 90-х годах произошли существенные изменения в мировой политической и экономической жизни, на транспорте и в технологиях, а также в моделях потребления, которые оказали ощутимое влияние на мировой рынок деловых путешествий и постав новые задачи перед этим сектором туризма.
В соответствии с целями индустрии делового туризма встречи представляют собой организованные мероприятия, которые объединяют людей для обсуждения различных вопросов и могут принимать разнообразные формы, иметь разные названия. Например, конгресс - это формальная встреча делегатов, обычно принадлежащих определенной сфере человеческой деятельности вовлеченных в специальное исследование в определенной области, для обсуждения разных вопросов. Конференция подразумевает формальный обмен мнениями на встрече собрание для обсуждения общих для всех участников вопросов. Саммит - та же конференция с участием высоких должностных лиц, вплоть до руководителей государств. Съезд - встреча людей, имеющих общие цели, в частности, собрание делегатов политических партий с целью формирования политики и выборов в руководящие органы. Симпозиум - мероприятие, сопровождающееся беседами в непринужденной обстановке, формальная встреча, когда специалисты делают короткие сообщения на определенную тему несколько тем, связанных друг с другом. Семинар - лекция, сопровождающаяся обменом мнений участников.
Встречи отличаются большим разнообразием. Они могут иметь как коммерческие, так и некоммерческие задачи, могут быть немногочисленными (от нескольких человек до нескольких десятков участников) и многочисленными (сотни участников); могут быть короткими (в течение нескольких часов) и продолжительными (несколько недель). Однако основной характеристикой встречи, по которой ее можно считать частью рынка делового туризма, является то, что она употребляет услуги индустрии туризма и проводится вне помещении организации, осуществляющей встречу. Например, собрание нескольких менеджеров компании, обсуждающих стратегию по заработной плате в своих подразделениях в течение полдня, считается частью рынка делового туризма, если оно проводится в конференц-зале, зарезервированном в местной гостинице и особенно если оно сопровождается деловым обедом. Если же собрание проходит в конференц-зале организации, где работают эти менеджеры, то оно не может считаться частью индустрии туризма, поскольку не пользуется услугами индустрии туризма.
Однако встречи отличаются объемом используемых ими услуг индустрии туризма. Например, в предыдущем примере используются услуги только отеля и ресторана. Если встречи носят продолжительный характер, то делегатам предлагаются услуги других секторов индустрии туризма, например, транспорт для осмотра достопримечательностей и прогулок, услуги розничной торговли для покупки туристического снаряжения, путеводителей и др.
На рынке могут использоваться различные средства проведения встреч и конференций, от крупных конгресс-центров, специально построенных для этого, до концертных залов, театров, учебных заведений, церквей, музеев, теплоходов, тематических парков. Однако наибольшая часть различного масштаба все-таки проводится в отелях, способных комфортно разместить делегатов.
Основным рынком для индустрии встреч являются корпоративный сектор и ассоциации. Корпоративный сектор включает компании, чьи основные мотивы проведения встреч носят коммерческий характер: конференции по вопросам маркетинга и продаж, по внедрению нового продукта, кадровым вопросам и др.
Что касается ассоциаций, то они имеют две формы: профессиональные (объединения по профессиональному признаку) и добровольные (люди объединяются по интересам вне работы, например, хобби, вера, этические соображения и др.). По уровню ассоциации могут быть местными, региональными, национальными международными. Так как члены ассоциации территориально разбросаны, необходима организация регулярных встреч. Естественно, что встречи международных ассоциаций включают больше элементов путешествий, чем встречи региональных национальных ассоциаций.
В небольших и средних компаниях организацией различных мероприятий занимаются менеджеры по маркетингу и продажам менеджеры по кадрам и подготовке кадров, а в ассоциациях - администраторы генеральные секретари.
Многие крупные предприятия, которые проводят более 20 мероприятий в год, таких как конференции, собрания акционеров, годовые раунды, собрания, посвященные вопросам продажи, сессии по подготовке кадров и другие, имеют собственных корпоративных организаторов, которые выбирают и резервируют помещения в местах, предназначенных для проведения таких мероприятий, а также являются ответственными за качественное выполнение мероприятия.
Для выбора мест корпоративные организаторы привлекают сторонних помощников, т. е. различные агентства, имеющие опыт работы в этой сфере и собственную базу данных (иногда через эти агентства осуществляется 70% резервирования). Одним из важных критериев выбора места проведения встреч является его расположение (конгресс-центры должны находиться не дальше от города аэропорта чем в часе езды). Вторым по значению критерием можно считать возможности предоставления разных услуг досуга (исследования показывают, что такими услугами пользуется не более четверти всех участников встреч).
Компании и ассоциации, проводящие менее десяти встреч в году, обычно обращаются к консалтинговым компаниям, специализирующимся на организации мероприятий. Некоторые из таких крупных компаний проводят более 150 мероприятий в год. Помимо выбора места проведения мероприятия, консалтинговые компании оказывают поддержку организаторам в планировании мероприятия, координации различных вопросов, таких как определение необходимого количества инструкторов, обеспечение транспортными средствами для перевозки оборудования, контроль над процессом оплаты и др. В то же время от сотрудников этих компаний требуется достаточный профессионализм для решения незапланированных вопросов в непредвиденных обстоятельствах, например, задержка рейса в аэропорту ухудшение погодных условий. Консалтинговые компании, работающие на международной арене, объединяются в профессиональные организации, например, в Международную ассоциацию профессиональных организаторов конгрессов (IAPCO).
Профессиональные организаторы мероприятий, в свою очередь, часто обращаются за помощью к местным операторам, которые хорошо знают свой регион город и могут обеспечить бесперебойный трансфер делегатов в отель другое место назначения, организовать личные развлекательно-познавательные программы (ужин в достопримечательном месте города на круизном судне, шопинг и др.).
Основными органами, осуществляющими продвижение центров индустрии встреч, являются бюро по организации собраний и департамент бизнес-путешествий местных и национальных туристских организаций. Они публикуют материалы, распространяя их среди организаторов встреч, помогают гостиницам и кон-ференц-центрам при подготовке встреч, а также координируют все действия по подготовке и проведению этих встреч.
Одной из ведущих международных организаций по продвижению крупных региональных конгрессных центров является Европейская федерация по проведению конференций городов (European Federation of Conference Towns-EFCT), которая базируется в Брюсселе и объединяет 70 членов из 22 стран Западной и Восточной Европы. Созданная в 1964 г. федерация ставит перед собой следующие цели:
1) по мере возможности упрощать проведение деловых мероприятий в Европе для организаторов встреч;
2) для европейских центров делового туризма и организаций, проводящих деловые мероприятия, расширять доступ к информации;
3) помогать организаторам встреч при поиске города в Европе, удовлетворяющего их требованиям;
4) оказывать поддержку своим собственным членам на международной арене;
5) сотрудничать с международными авторитетными организациями, ассоциациями и другими институтами;
6) проводить специализированную подготовку кадров по проведению конференций;
7) действовать как спикер европейской индустрии проведения конференций.
Для вхождения в федерацию город должен удовлетворять следующим критериям:
o иметь средства для проведения конференций с участием как минимум 300 делегатов с соответствующим оборудованием и уровнем обслуживания;
o иметь гостиницы хорошего качества для приема как минимум 300 делегатов;
o предоставлять транспортное обеспечение всем делегатам;
o иметь хорошую команду специалистов по проведению конференций;
o обладать опытом проведения нескольких международных конференций в прошлые годы;
o обеспечить свободное передвижение по стране участников федерации и выезд из нее.
Основной печатный орган федерации - журнал под названием "Ваши мероприятия в Европе" (табл. 1), который финан-
Таблица 1
Образец журнала
"Ваши мероприятия в Европе"
| PRIVATEКонгресс-центры | Число залов | Вместимость, человек | Выставочные площади, м2 |
| Конфессхауз | 12 | 2200 | 4000 |
| Zuspa | 7 | 20000 | 35000 |
| Университет | 89 | 2700 | 1200 |
| ЕТН | 53 | 6000 | 1500 |
Продолжение
| PRIVATEКатегория отелей | Число отелей | Число спальных комнат | Вместимость, человек | Вместимость банкетных залов, человек |
| Пятизвездный | 9 | 1400 | 4485 | 3750 |
| Четырехзвездный | 28 | 2360 | 4545 | 2980 |
| Трехзвездный | 45 | 1890 | 3210 | 2235 |
| Двухзвездный | 14 | 740 | - | - |
Источник: The European Federation of Conference Towns Directory, 1992-1993.
сируется за счет средств участников федерации, выделенных на рекламу. Каждая страница журнала содержит информацию, необходимую организаторам конференций для выбора города при планировании своего мероприятия. Например, на странице, посвященной одному из крупнейших центров проведения конгрессов - Цюриху, помимо описания достопримечательностей города, можно получить информацию о его возможностях для проведения конференций.
Выставки и торговые ярмарки обычно проводятся для презентации продуктов и услуг приглашенным представителям для стимулирования продажи информирования гостей. В этом случае выставка представляет собой форму рекламы, где продукт можно изучать визуально, на ощупь, а в некоторых случаях и попробовать. Как средство рекламы выставки играют важную роль в маркетинге продуктов и услуг и стимулируют торговлю как внутри страны, так и за рубежом. В качестве сектора делового туризма организация и проведение выставок генерируют денежные средства для местной экономики за счет местных и иностранных гостей.
Вместе с тем выставки считаются частью индустрии делового туризма, так как они стимулируют путешествия двух различных категорий людей:
o обслуживающих выставку, путешествующих с целью рекламы и продажи своей продукции;
o гостей выставок, которые посещают их с разными познавательными целями, например, для ознакомления с последними достижениями в разных областях экономики осуществления покупок и заключения договоров.
По разным оценкам, торговые выставки имеют для их участников различные последствия.
1. В рамках выставок проводятся целевые встречи, четко нацеленные на определенные сегменты рынка и сопровождающиеся продвижением продуктов и услуг.
2. Большая часть гостей выставок наделена полномочиями осуществлять покупки.
3. Выставки собирают большое количество лидеров в области продаж и трансформируют многие устаревшие нормы продаж.
Для гостей выставок важно то, что им предоставляются возможности непосредственных контактов с персоналом компании и сравнения разных продуктов, а также они получают необходимую информацию от непосредственного осмотра продуктов и осуществления проб.
Конечно, различные компании из разных секторов экономики, участвующих в выставках, рассчитывают на разные объемы сделок, например, компания, производящая оборудование для добычи газа нефти и их транспортировки, может считать определенным успехом заключение одного контракта, а фирмы, выпускающие одежду другие товары легкой промышленности, считают успешным участие в выставке, когда заключают более сотни контрактов.
Выставки повышают спрос на разные секторы индустрии туризма, а именно на средства размещения, рестораны, агентства путешествий. Иностранные гости выставок и ярмарок считаются самыми расточительными бизнес-туристами, а вышеперечисленные средства индустрии туризма, естественно, выигрывают от таких клиентов. Например, местный бизнес Великобритании от проведения выставок в 1991 г. получил 1320 млрд фунтов стерлингов дохода.
В последнее время выставки и ярмарки все чаще сопровождаются конференциями и семинарами в целях повышения интереса к предмету мероприятия, а также для получения новой дополнительной информации, знаний от выставки. А некоторые торговые и технологические ярмарки предоставляют программу рабочих групп, разные демонстрационные курсы и форумы.
С другой стороны, многие конференции сопровождаются соответствующими выставками, которые повышают визуальное и практическое восприятие, а также обеспечивают дополнительные доходы организаторам конференций. По оценкам специалистов, около 20% выставок проводятся одновременно с соответствующими конференциями и наоборот. Удобство такого сочетания заключается в том, что участники конференций и выставок могут принимать в них участие, не покидая конгресс-центры выставочные комплексы.
Организаторами выставок могут быть частные предприниматели, торговые другие профессиональные организации и др. Так как организация и проведение выставок являются рискованным мероприятием, организаторы должны проводить исследования возможностей и ожидаемого эффекта. От организаторов выставок в первую очередь требуется:
o определить профиль проводимой выставки и целевые сегменты как участников, так и гостей;
o создать определенный имидж выставки, вплоть до определения ее названия и создания ее символа;
o распространить рекламные материалы среди продавцов и гостей.
В обязанности организаторов входит также разработка маркетингового плана для выставки. Вначале организатор должен выпустить брошюру с исчерпывающей информацией о продаваемых выставочных площадях (о видах стендов, статистике соответствующей индустрии рынка и ее потенциальной динамике, а также о ценах) и распространить ее среди потенциальных участников. Затем копии брошюр отправляют в соответствующие издания и сопровождают их пресс-релизом, определяющим цели выставки и ее потенциальные возможности. Организатор также должен распространять периодические новости о выставке, освещать ее достижения и стремиться привлечь к участию в выставке как можно больше желающих.
Индустрия выставок включает также оформление стендов, электро- и водоснабжение, оснащение информационными и телекоммуникационными средствами, соблюдение техники безопасности, обеспечение безопасности, соблюдение чистоты и т. д. С этой целью организаторы выставки часто привлекают подрядчиков сами выполняют эти работы, исходя из предыдущего опыта.
При принятии решения об участии в выставке компании должны внимательно изучить условия контракта, отправленного организатором, а также предлагаемую программу выставки и ее проведения. Для решения этих вопросов назначают исполнительного координатора, в чьи обязанности входит планировав ние и составление бюджета для участия в выставке, определение персонала для работы на стенде и стратегии продвижения своей продукции. Для успешного участия в выставке от компании требуется объединить уся департаментов маркетинга и финансов, отдела кадров, а также выполнить следующие работы по продвижению:
o определить участвующих в выставке существующих и потенциальных клиентов с помощью непосредственной переписки;
o дать рекламу в соответствующих изданиях;
o организовать определенные мероприятия для привлечения гостей к своему стенду, например, презентации с вручением разных призов и др.
В последние годы все чаще выставки проводят участники индустрии встреч, где под одной крышей собираются как организаторы разных мероприятий, так и потенциальные участники. В роли участников выставки выступают организаторы конгрессов, гостиничные и транспортные компании, а в роли rocтей - корпоративные организаторы компаний, организаторы профессиональных мероприятий, агентства по поиску средств проведения встреч и др.
Инсентив-путешествие - это специальный сектор туризма, применяемый компаниями для награждения своих работников и поощрения их к выполнению новых задач. Исходя из этого, многие компании используют его для повышения производительности труда внутри компании и роста активности работников, занятых продажей продукции компании.
Поскольку инсентив-путешествие имеет сходство с туризмом отдыха, оно является скрытым сектором делового туризма. Для изучения и оценки размеров этого важного сектора была собрана очень скудная статистическая информация по некоторым причинам. Во-первых, хотя при выезде из страны граждане указывают цели своего визита, туристы, совершающие инсентив-путешествия, не выделяются в отдельную группу, а входят в категорию отдыхающих и деловых путешественников.
Во-вторых, многие компании из-за высокого уровня конкуренции в своих областях скрывают истинные расходы в этом секторе туризма.
В-третьих, на работников, награжденных инсентив-путеше-ствиями, возлагается налог, и в некоторых случаях компании объединяют его с расходными статьями и тем самым усложнят оценку индустрии.
В-четвертых, очень сложно определить, какая часть встреч и конференций с сильно выраженными инсентив-элементами попадает в категорию инсентив-путешествий.
По оценкам западных специалистов, мировой спрос на инсентив-путешествия в 1990 г. составлял 11,3 млн путешествий на общую сумму 16,9 млрд долл. (без учета супругов, сопровождающих своих мужей, количество которых могло бы оцениваться в 17 - 18 млн человек в год).
Важное место на рынке занимают США, где впервые был использован этот вид путешествий. В 1906 г. компания "Нэйшнл Кэш Реджистр Компани оф Дейтон" из шт. Огайо наградила своих агентов по продажам бесплатным путешествием в штаб-квартиру компании. Спустя 5 лет победители удостось путешествия в Нью-Йорк.
Согласно Европейскому монитору путешествий, в Европе первые десять генерирующих рынков обеспечивают более 90% всего рынка международных инсентив-путешествий Западной
Европы (первые пять - 70%), а наиболее важными являются рынки Великобритании и Германии.
До конца 80-х годов лидерство принадлежало Великобритании и в основном из-за тесных контактов с американским рынком, а также благодаря большому числу американских фирм, учрежденных в Великобритании.
Хотя на европейский рынок приходится половина инсентив-путешествий всего мира, он относительно молод и менее развит, чем американский. С другой стороны, европейские клиенты более искушены в путешествиях и соответственно более требовательны при выборе места и получении услуг. Это не означает, что они претендуют на отели класса "люкс", однако они хотели бы получить что-то исключительное, что не могли себе позволить во время предыдущих самостоятельных путешествий.
По мнению западных специалистов, существуют по крайней мере еще два важных различия между североамериканским и европейскими рынками1.
Во-первых, европейцы в меньшей мере склонны брать с собой в инсентив-путешествия своих супругов, чем североамериканцы (только 29% против 70%). Во-вторых, инсентив-путешествия рассматриваются со стороны европейских компаний как средство вознаграждения своих работников, в то время как американские компании рассматривают их как маркетинговое средство. Однако, по мнению авторов, в будущем такое положение изменится.
Основными генерирующими рынками среди разных отраслей бизнеса являются: фармацевтическая индустрия, индустрия информационных технологий, финансовые, электронные и парфюмерно-косметические компании. Среди персонала компаний больше всех инсентив-путешествия совершает высшее руководство. Некоторые компании (в большей мере в США, чем в Европе) привлекают своих дилеров в такие путешествия.
Для организации инсентив-туров для своих сотрудников компании пользуются услугами специалистов в этой области (например, в Великобритании 53% организаторов имеют штат менее 20 человек, а 19% - более 100 человек). Роль таких специалистов более широка, чем коллег из обыкновенных туристских агентств. Они подключаются на ранних этапах процесса на-
1 Economist Intelligence Unit's (EIU) Report on the European incentive market study // Travel & Tourism Analyst. - 1991. - No. 4.
граждения и тесно работают с клиентом (компанией) при решении вопросов повышения производительности труда, проблем мотивации и других маркетинговых вопросов с помощью награждения путешествиями.
Сотрудничество обычно начинается с анализа дел у своих клиентов и определения вида вознаграждения, а также изучения устремлений представленных к награде работников. После выполнения этих функций специалисты проводят внутреннюю рекламу программы продвижения, мониторинг деятельности работников и выявляют победителей. Организация и проведение путешествия для победителей являются заключительным этапом их работы. Компании, выполняющие эти функции, называют себя "домами инсентив-путешествий" просто "ин-сентив-домами".
Эти компании тесно сотрудничают с местными операторами, как и компании по проведению встреч. Так, местные операторы организуют многие практические мероприятия, т. е. трансфер из аэропорта до отеля, проведение экскурсий, банкетов и др., однако расходы на эти мероприятия составляют малую часть оборота организаторов инсентив-путешествий.
Крупнейшей международной профессиональной ассоциацией организаторов инсентив-путешествий является базирующееся в Нью-Йорке Общество организаторов инсентив-путешествий, имеющее 2100 членов из 67 стран. Основными функциями этого общества являются проведение конференций, публикации разных материалов об индустрии инсентив-путешествий как для членов ассоциации, так и для других, а также сертификация организаторов инсентив- покедж-туров.
Все сектора индустрии туризма (отели, транспортные компании, туроператоры, гиды и др.) принимают участие в проведении инсентив-путешествий. Однако имеются существенные различия между рынками отдыха и инсентив-путешествий. Поэтому продавцы туристских услуг, обслуживающие инсентив-путешествия, должны учитывать характеристики, которые присущи только этим путешествиям. Например, отели, собирающиеся работать на этом очень требовательном рынке (особенно требователен американский рынок), должны заботиться не только о качестве физического продукта, но и преимущественно об условиях обслуживания.
Основные специфичные требования для инсентив-путешествий можно объединить в следующие группы.
1. Уникальность. Ни одно путешествие не должно повторяться, маршруты должны быть непредсказуемы и полны сюрпризов, богаты специфическими мероприятиями.
2. Фантазия и экзотика. Эта важная часть покеджа связана с предоставлением возможности попробовать нечто необычное, например стрельбу по движущимся объектам соколиную охоту. Некоторые гостиничные компании развозят своих гостей по их номерам с помощью экзотических средств, например, "Хаят Редженси Уайколоа" на Гавайях доставляет гостей на лодках по специально прорытым каналам.
3. Исключительность. По окончании путешествия его участники должны быть уверены, что они посет необычное место и встретсь с интересными людьми.
4. Оригинальность. В этой сфере особо ценятся инновационные идеи. Например, организаторы должны учитывать, что некоторые путешественники азартны по натуре, поэтому для них должны быть организованы различные соревнования, игры, например олимпийские игры по пляжным видам спорта и др.
Однако перед организаторами возникает ряд проблем при работе с рынком инсентив-путешествий. Например, из-за того, что эти путешествия имеют групповой характер, организаторы должны рассматривать и вопрос ревности между награжденными в одной и той же группе. Поэтому они должны выбирать гостиничные номера одинаковых размеров, даже с одинаковой мебелью, чтобы участники ни в коем случае не чувствовали ущем-ленность в своих правах.
При выборе местности организаторы инсентив-путешествий должны обратить особое внимание на следующие критерии.
o Размещение с высокими стандартами обслуживания и предложением развлекательных услуг, а также хорошее обслуживание в ресторанах и барах. Также важно наличие конференц-залов для проведения инсентивизированных встреч.
o Эксклюзивный имидж, так как мало кто из организаторов захочет отправить группу в места массового отдыха в туристский центр, испытывающий упадок.
o Доступность, которая подразумевает возможность прибытия в место назначения разными транспортными средствами. Возможность совершения путешествий вокруг туристского центра даже с инструктором также важна.
o Достопримечательности должны быть разными по мере возможности, так как видение и ощущение чего-то нового и разного являются важными элементами инсентив-путешествий.
По результатам опроса, проведенного авторитетным британским журналом "Конференц & Инсентив Тревл", самыми популярными туристскими центрами в 1992 г. среди клиентов компаний - организаторов инсентив-путешествий являлись:
1. Южная Африка, Гонконг, Кипр.
2. Сингапур.
3. Таиланд, Флорида, Ямайка, Бразя, восточное побережье США.
4. Круизы, Италия, Гавайи, Монте-Карло, Испания (Экспо-92, Олимпийские игры), Португалия.
Кроме того, было выявлено, что несмотря на высокую стоимость продолжительных путешествий по отношению к непродолжительным, туристские центры Северной и Южной Америки и Дальнего Востока очень популярны на рынках Европы. Это обусловлено тем, что цены на авиарейсы в Америку часто более конкурентоспособны по отношению к тарифам внутриевропей-ских перелетов. Также многие американские отели снижают тарифы для того, чтобы выжить в условиях высокой конкуренции, которая началась еще в 80-х годах.
В Европе самыми популярными центрами для инсентив-путешествий являются средиземноморские курорты, в частности, великолепные курорты Франции и Испании, а для непродолжительных путешествий среди европейских городов, в основном, выбирают Лондон и Париж.
Очевидно, что при выборе туристского центра главным фактором является бюджет, выделенный для инсентив-путешествий. Золотое правило распределения инсентив-бюджета требует, чтобы средства распределялись равномерно между размещением, перелетом и организуемыми на месте программами. При ограниченном бюджете организаторы стараются экономить не на местных программах, а, как это ни странно, на размещении и перелете. Это объясняется тем, что при инсентив-путешествиях для награжденных сотрудников очень важны те впечатления от увиденного в грамотно разработанной программе, которые они сами и не смогли бы повторить при самостоятельных путешествиях. Эти программы включают такие элементы, как специальные экскурсии, спортивные игры, участие в презентациях, которые позволяют победителям почувствовать свое привилегированное положение и делают путешествие запоминающимся.
Конечно, при выборе места проведения инсентив-путешествия важную роль могут играть и другие факторы, скажем, профиль группы место предыдущего путешествия и др. Например, если группа укомплектована из руководителей высшего звена, то организаторы должны разработать относительно дорогую программу на месте пребывания, так как клиенты в этом случае любят отдыхать "на широкую ногу". И, наоборот, для группы, состоящей из молодых менеджеров среднего низшего звена, на эти программы можно тратить относительно меньше, ибо они предпочитают путешествовать далеко и долго и меньше требований выдвигают к местным программам.