4.3. Документальне оформлення операцій обігу товарів

3. Документальне оформлення операцій обігу товарів

Придбання товарів оформлюють договором постачання (купівлі-продажу) між постачальником і покупцем. Договір постачання є правовим документом, що визначає права й обов’язки сторін. Основ­ними його реквізитами є: найменування сторін, їхні розрахункові реквізити, найменування та кількість товарів, ціни, термін постачання, порядок розрахунків, зобов’язання, що мають підприємства.

Порядок документального оформлення надходження товарів на підприємство торгівлі залежить від місця приймання товарів покупцем.

Для отримання товарів на складі постачальника або у транспортній організації матеріально-відповідальній особі видають довіреність (форма М-2 або М-2а), яку підписують керівник і головний бухгалтер. Видані довіреності реєструють у спеціальному журналі обліку виданих довіреностей. Особа, що одержала довіреність, має відзвітувати перед бухгалтерією про використання довіреності за призначенням. Невикористані довіреності повертають до бухгалтерії наступного після завершення терміну їхньої дії дня, про що робиться відмітка в журналі обліку виданих довіреностей. Особам, які не відзвітувалися за одержані довіреності, видавати нові довіреності на одержання товарів заборонено.

Під час відпуску товару постачальник виписує Накладну на відпуск товарно-матеріальних цінностей типової форми № М-20 (зразок 4.1). Накладна виписується у 3-х примірниках на підставі договору, нарядів, інших відповідних документів і підписується особою, яка дала дозвіл на відпуск товарно-матеріальних цінностей, і головним бухгалтером.

Перший примірник накладної надається підприємству, що отримало товарно-матеріальні цінності, як супровідний документ і як підстава для їх оприбуткування. Другий примірник залишається на складі постачальника і є підставою для списання відпущених товарно-матеріальних цінностей. Третій примірник передається пропускному пункту постачальника для контролю за вивезенням товарно-матеріальних цінностей.

Якщо товарно-матеріальні цінності передаються транспортній організації для доставки покупцеві, то виписується товарно-транспортна накладна, а накладна форми № М-20 не виписується.

При надходженні товарів до складу покупця супровідними документами постачальника можуть слугувати також рахунки-фактури, сертифікати якості, платіжні вимоги-доручення, податкові накладні, митні декларації, пакувальні ярлики.

Якщо під час прийняття товарів встановлено невідповідності між даними товаросупровідних документів і фактично одержаними товарами (за кількістю, асортиментом або якістю), складають акт про прийняття матеріалів типової форми № М-7 (зра­зок 4.2), який є юридичним документом для висування претензії винуватцю — транспортній організації або постачальникові. Акт складає комісія, призначена керівником торгового підприємства. До складу комісії залучають: матеріально відповідальну особу підприємства-покупця, представника постачальника, а за неможливості його присутності (з дозволу постачальника) — компетент­ного працівника незацікавленої організації.

У разі надходження на підприємство товарів без супровідних документів (невідфактуровані поставки) також складають акт про прийняття товарів. Один примірник цього акту передають постачальникові.

Товари, що надійшли, оприбутковуються чистою масою та реєструються у Журналі обліку вантажів, що надійшли, типової фор­ми № М-1 (зразок 4.3). Записи до журналу робляться в міру надходження матеріальних цінностей на склад підприємства на підставі товарно-транспортних документів, прибуткових документів, актів приймання матеріальних цінностей тощо.

Придбання продуктів харчування у населення оформлюють актом закупівлі (зразок 4.4).