1.5. Банківська документація

5. Банківська документація

              Усі банківські операції документально підтверджуються. Документи, які засвідчують операції, називаються  первинними.

              Банківські документи - це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на про ведення грошово-розрахункової або іншої операції банку.

              Під банківською документацією потрібно розуміти

сукупність документів, що використовують банки і які є письмовим свідоцтвом виконання операцій та підставою для відображення в бухгалтерському обліку.

Банківські документи класифікуються за різними ознаками (Рис. 1.4):

Для спрощення оформлення документи уніфікують: розробляють форми документів, які можна використовувати для різних операцій. Наприклад, бланками платіжних доручень оформляють перекази грошових коштів, одержання розрахункових чекових книжок, оплату за товари або послуги тощо.

Велике значення для автоматизації обліку має стандартизація документів. Усі документи, на підставі яких здійснюються операції і бухгалтерські записи, містять необхідні дані, що їх характеризують. Дані, які є елементами документа, називаються реквізитами.

Обов'язковими реквізитами банківських документів є:

■   назва установи банку;

■   дата;

■     зміст операції;

■     сума;

■  підписи відповідальних осіб.

Інші реквізити документа залежать від виду операції. Наприклад, при розрахункових операціях у документах вказуються назва та місцезнаходження платника і постачальника, а також банків, які їх обслуговують; номери балансових і позабалансових рахунків, за якими відображають операції; сума цифрами і літерами; коди опрацювання інформації; печатка і підписи посадових осіб клієнта, які відповідають за проведення операцій, та інші дані.

Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані розміщені зліва, бухгалтерські і статистичні - справа. Таке розміщення реквізитів полегшує перенесення з них інформації в облікову систему. Кількість грошово-розрахункових документів, що подають у банк клієнти, і тих, що банк оформляє самостійно, повинна бути достатньою для відображення операцій за всіма особовими рахунками, а також для додатків до витягів із особових рахунків. Усі примірники документів, як правило, заповнюють на друкарських машинках в один прийом під копірку або шляхом розмноження оригіналів. Чеки, оголошення на внесок готівкою, квитанції та прихідні і видаткові ордери за вкладами заповнюють власноручно.

Для забезпечення схоронності грошової готівки бланки деяких документів виготовлені на високоякісному папері із захисною сіткою від виправлень і підчисток та з друкованою нумерацією. Вони називаються бланками суворої звітності. До таких бланків відносяться, наприклад, бланки чекових книжок, бланки ощадних книжок та ін. Використання таких бланків контролюється банком шляхом їх обліку на позабалансовому рахунку в умовній одиниці.

Грошово-розрахункові документи підписують посадові особи, яким надано це право.

При наведенні довідок, проведенні ревізій та обстежень зручно користуватися документами, які зберігаються згідно з визначеними правилами. Для цього документи, за якими протягом дня велися записи, у визначеній послідовності групують та брошурують. Так, меморіальні документи підкладаються в порядку зростання номерів балансових рахунків, які дебетовані, касові документи розподіляються на прихідні і видаткові.

Для правильного формування та брошурування документів потрібно врахувати деякі особливості:

■    різні строки зберігання документів;

■    є документи, які мають зберігатися окремо для зручності їх подальшої перевірки;

■    документи зі складним проведенням мають декілька записів (а не один) за дебетом рахунків тощо.

Довідки за документами видаються з дозволу головного бухгалтера або його заступника. Вилучення документів здійснюється тільки з дозволу керівника установи банку на письмові вимоги судових і слідчих органів, органів контролю, арбітражу або вищої установи банку на підставі акта вилучення. З документів, які вилучені, знімається копія. Копія разом з актом щодо вилучення і розпискою особи, яка отримала оригінал документа, зберігаються замість оригіналу.

Перевірти  свої знання

1. За якими ознаками класифікують банківські документи?
2. Які касові документи ви знаєти?
3. Які розрахункові документи ви знаєти?
4. Які реквізити документів ви вважаєте обов`язковими?
5. Назвіть основні правила оформлення і зберігання  банківських  документів.