6.2. 1. Облік наявності запасів за центрами відповідальності

6.2.1. Облік наявності запасів за центрами відповідальності

Виробництво може здійснюватись при оптимальному поєднанні

основних засобів і запасів за допомогою раціонального використання робочої

сили. Тому головним завданням управлінського обліку запасів є

забезпечення такого їх рівня, що був би оптимальним для заданої

виробничої програми.

За свідченнями зарубіжних вчених, будь-яка компанія (підприємство)

мусить мати три види матеріальних запасів.

1. Сировина й матеріали, необхідні для виробництва, що є своєрідним

амортизатором між обсягом закупівель та обсягом їх споживання у

виробництві.

2. Запаси незавершеного виробництва, необхідні як амортизатор між

послідовними виробничими операціями.

3. Запаси готової продукції, що виникають у результаті перевищення

обсягу виробництва і недостатньої швидкості відвантаження чи реалізації

продукції.

Тому найважливішою функцією управлінського обліку запасів є

забезпечення взаємної незалежності окремих стадій виробництва і збуту.

Правильне управління товарно-матеріальними запасами, всебічне

планування виробничого процесу в тісному взаємозв’язку з матеріально-

технічним постачанням багато в чому визначають успіх підприємства. І,

навпаки, нехтування цим зумовлює низьку ефективність діяльності

підприємства, навіть його банкрутство.

Таким чином, управлінський облік запасів має забезпечувати не

тільки оперативну інформації про їхню наявність на певну дату, а й

відповідність цієї наявності визначеній потребі. Тому традиційна організація

бухгалтерського обліку, коли інформація про виробничі запаси

формувалась у сальдових відомостях лише на кінець місяця, в

управлінському обліку недостатня. Забезпечити оптимальне співвідношення

між виробничою програмою і запасами можна за умови, що інформація про

їхню наявність є якомога оперативнішою. В цьому випадку можна так само

оперативно контролювати відповідність фактичної наявності запасів

визначеній потребі.

Управлінський облік наявності запасів має забезпечити надійний

контроль за їхнім збереженням. Як засвідчують дослідження зарубіжних

вчених, однією з головних проблем є так зване “всихання залишків’ –

ввічлива назва крадіжок, що досягає 4 – 5%, причому 30 – 40% усіх нестач є

виною штатного персоналу. Особливо це характерно для роздрібної торгівлі,

тому окремі магазини використовують на товарах спеціальні наклейки.

Якщо вони не стираються при продажі продавцем, на виході з магазину

подається сигнал тривоги. Однак такі втрати розповсюджені не тільки в

торгівлі.

Тому управлінський облік має забезпечити систематичний контроль

наявності запасів за місцями їх зберігання і матеріально відповідальними

особами. При цьому треба пам’ятати, що запаси зберігаються як на

загальних складах, так і в інших центрах відповідальності: цехах, бригадах,

майстернях, гаражах тощо. На підприємствах, що отримують запаси або

реалізують продукцію у великих обсягах, при значній віддаленості від

транспортних магістралей можуть бути пристанційні (припортові) склади.

Окремі запаси (щебінь, вапно, пісок, цегла, певні види кормів тощо) інколи

зберігаються на відкритих майданчиках (насипом, у штабелях, ямах) та

значній віддалі від населених пунктів.

Але, незважаючи на це, всі запаси мають бути передані під

відповідальність завідуючим складами, комірникам, іншим матеріально

відповідальним особам, з якими потрібно укласти договір про повну

матеріальну відповідальність. Ці особи мають бути проінструктовані щодо

порядку зберігання запасів, їхнього обліку, оскільки нестачі та втрати, що

виникають з їхньої вини, вони відшкодовують у подвійній і навіть потрійній

вартості.

Зокрема, згідно з Порядком визначення розміру збитків від

розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей,

затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. №

116, розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування)

матеріальних цінностей визначають за балансовою вартістю цих цінностей (з

вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50% від

балансової вартості на момент встановлення цього факту з урахуванням

індексів інфляції, які щомісячно визначає Міністерство статистики,

відповідного розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору

за формулою:

Рз=((Бв – А) × Іінф.+ПДВ+Азб.) × 2,

де Рз – розмір збитків, грн.; Бв – балансова вартість на момент

встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних

цінностей, грн.; А – амортизаційні відрахування, грн.; Іінф. – загальний

індекс інфляції, розрахований на підставі щомісячно визначених Мінстатом

індексів інфляції; ПДВ – розмір податку на додану вартість, грн.; Азб –

розмір акцизного збору, грн.

Вартість вузлів, деталей, напівфабрикатів та іншої продукції, що

виготовляють підприємства для внутрішньовиробничих потреб, визначають

відповідно до собівартості виробництва з нарахуванням середньої по

підприємству норми прибутку на цю продукцію зі застосуванням

коефіцієнта 2.

Вартість спирту етилового питного, спирту етилового

ректифікованого, спирту етилового сирцю, що використовують для

виготовлення вин, шампанського, коньяків оброблених, спирту коньячного,

соків спиртових, зброджено-спиртових настоїв, визначають відповідно до

оптової ціни підприємства-виробника з урахуванням акцизного збору (за

встановленими ставками) та податку на додану вартість. До визначеної

таким чином ціни застосовують коефіцієнт 3.

Вартість плодово-ягідних соків, консервованих з використанням

сірчаного ангідриду або бензокислого натрію, визначають щодо оптових цін

підприємства-виробника і податку на додану вартість із застосуванням

коефіцієнта 2.

У випадку розкрадання чи загибелі тварин суму збитків встановлюють

за закупівельними цінами, які склалися на момент відшкодування збитків, із

застосуванням коефіцієнта 1,5.

Продовольчі товари, роздрібні ціни на які дотуються, оцінюють з

додаванням до роздрібних цін суми дотацій.

Згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 27. 08. 1996 р. №

100 встановлено коефіцієнти: 5 – для відшкодування нестачі бланків суворої

звітності з зазначеним номіналом та 50 – до вартості придбання бланків без

номіналу та цінних паперів без номіналу.

З іншого боку, керівництво підприємства має створити всі необхідні

умови для роботи, в т. ч. організувати охорону складів, особливо в нічний

час. Усі складські приміщення потрібно обладнати засобами протипожежної

безпеки, забезпечити вагами необхідних видів, вимірювальною тарою,

іншими вимірювальними засобами, інструментами для відкривання упаковок

і тари, навантажувально-розвантажувальними механізмами. Складські

приміщення мають бути пристосовані для зберігання запасів з урахуванням

їхньої специфіки. Зокрема, ті запаси, які обліковуються поштучно,

потрібно розміщувати на стелажах, полицях, в ящиках, шафах тощо, щоб

не допустити їхнього змішування (пересортування). Запаси, що

обліковуються за масою, мають зберігатись в окремих засіках, секціях,

відгороджених герметичними перегородками, щоб не допустити

змішування різних видів, сортів, репродукцій.

Нафтопродукти слід зберігати на спеціально обладнаних складах в

окремих місткостях за їхніми видами. Тут мають бути калібрувальні

таблиці та паспорти на резервуари, за якими можна визначати об’єм

нафтопродуктів відповідно до рівня заповнення місткостей. При цьому треба

мати на увазі, що нафтопродукти надходять на підприємство за масою в

кілограмах, а кількість, котра є на складі, визначається за об’ємними

одиницями-літрами. Тому необхідно здійснювати перерахунок маси

отриманих нафтопродуктів в об’ємні одиниці з урахуванням їхньої питомої

ваги, що залежить від температури. Наприклад, маса отриманого бензину А-

76 – 2500 кг, питома вага – 0,755. Отже, в перерахунку на об’ємні одиниці

маємо 2500:0,755=3311 л. цього бензину.

У місцях зберігання для кожного виду запасів (сорт, сортамент,

номенклатурний номер тощо) має бути прикріплений матеріальний ярлик

типової форми М-16 із характеристикою саме цього виду запасів. Також

мають бути вказані назви, інвентарні номери, шифри, ціна матеріалів,

вимірники (тонни, центнери, кілограми, грами, штуки, кубометри, літри), за

якими обліковують ці матеріали. Шифри розробляють за серійною схемою.

Особливо важливе застосування цих шифрів на тих підприємствах, де велика

кількість комплектуючих матеріалів, подібних за зовнішнім виглядом,

майже однакових за вартістю. Щодо запасних частин, то без цих шифрів

тут не обійтися. Зокрема, шифр 203111 може бути присвоєний такому

найменуванню, як акумулятори автомобільні. Перша цифра 2 означає клас,

друга – синтетичний рахунок 0 “Виробничі запаси”, третя 3 – субрахунок

“Запасні частини”, четверта 1 – групу “Акумулятори автомобільні”, п’ята і

шоста 11 – марку акумулятора.

Бланк ярлика заповнює завідуючий складом на кожний

номенклатурний номер матеріальних цінностей. Має бути повна

відповідність даних ярликів (назва матеріалу, марка, одиниця, виміру, сорт) і

карточок складського обліку матеріалів, тип. ф. № М-12, які є основним

реєстром, де відображається наявність запасів.

Карточки відкривають за встановленою класифікацією матеріалів на

кожний номенклатурний номер окремо. Залишок матеріалів на початок

місяця завіряє своїм підписом бухгалтер з управлінського обліку запасів.

Карточки видають завідуючі складами під розписку в реєстрі видачі,

зберігаються вони у картотеці за обліковими групами: сировина, матеріали,

запасні частини, напівфабрикати тощо, а всередині групи – в порядку

зростання номенклатурних номерів. Завідуючий складом вказує в кожній

карточці місця зберігання матеріалів (номер стелажа, полиці, комірки,

засіка тощо). Групи і підгрупи матеріалів у картотеці відділяються

закладками, де проставлені номери карточок.