6.2. 3. Планування й контроль надходження запасів в управлінському обліку

6.2.3. Планування й контроль надходження запасів в управлінському обліку

Управлінський облік запасів – це насамперед управління ними. На

відміну від традиційного обліку, коли увага бухгалтерів зосереджена лише

на забезпеченні точного оприбуткування і повного збереження запасів,

управлінський облік своєю метою має таку функціональну діяльність

менеджерів, котра спрямована на доведення витрат на утримання запасів до

мінімуму за умови повного постачання ними виробничих потреб. Загалом ця

мета узагальнюється поширеним виразом “час – гроші”, щодо матеріально-

технічного постачання означає скорочення проміжку часу між

надходженням сировини й матеріалів на склад та їхнім використанням у

виробництві.

Управлінський облік надходження запасів набагато ширший за власне

облікові процедури, адже він спрямований на підтримання їх оптимального

рівня щодо заданої програми виробництва. Він точніше може бути

визначений як управління запасами, оскільки базується на плановому

управлінні ними: пошук оптимальних умов постачання, розрахунок

мінімально можливих партій поставок сировини й матеріалів, варіантів

їхньої доставки на підприємство, укладення договорів з постачальниками,

способів зберігання і передачі у виробництво, а також процедури контролю і

регулювання залишків: визначення норм запасів, порівняння відповідності

їм наявних залишків, оформлення документів на постачання замовлених

партій, контроль за проходженням поставок, контроль за відповідністю

фактичних поставок замовленням (у випадках відхилень – своєчасне

коригування не тільки замовлень, а й часто всього технологічного циклу,

коли змінити номенклатуру поставки сировини чи матеріалів неможливо),

контроль за своєчасністю і повнотою оприбуткування запасів. Необхідно

наголосити, що складовою частиною управлінського обліку є аналіз

управління запасами, спрямований на виявлення негативних моментів у

процесі надходження сировини й матеріалів, які, здебільшого, хоч і

незначні, але в комплексі зумовлюють збільшення питомих витрат на

постачання запасів. Характерним прикладом цього може бути одна

американська компанія, в котрій 50 років у коробки з милом зверху

вкладали великий лист картону, а після цього їх закривали. Як виявилось,

спочатку це було необхідним, оскільки коробки з милом заклеювали, і лист

картону вберігав його від забруднення клеєм. Однак двадцять років назад

тут почали використовувати скріпки, відмовившись від клею, але за

традицією продовжували класти зверху кусок картону. Компанія оцінила

такі витрати у 2 млн. дол.

Щодо вітчизняної практики типовим недоліком, до того ж очевидним і,

традиційним, є те, що більшість угод на поставку сировини й матеріалів

укладають менеджери особисто, неважаючи на набагато вищі витрати

порівняно із застосуванням інших способів: поштовою, факсимільного

зв’язку.

Тому управлінський облік надходження запасів спрямований на пошук

шляхів удосконалення цього процесу, що можливе при застосуванні не

стільки облікових процедур, але насамперед методів аналізу й

прогнозування.

З цією метою необхідно аналізувати поширені моделі управління

запасами за багатофакторними складовими, що включають: загальні обсяги

поставок сировини й матеріалів на рік; затрати на партію в розрахунку на

одне замовлення; затрати на одне замовлення, пов’язані з ризиком

відсутності необхідних товарів; швидкість транспортування матеріалів;

зусилля, що прикладаються з метою скоротити до мінімуму тривалість циклу

доставки матеріалів, час обробки і знаходження їх між операціями; вибір

часу використання партії товару; точність прогнозів; жорсткість

запланованих термінів поставки; методи організації збуту; конкуруючі

стандарти обслуговування.

Крім цього, потрібно враховувати: кількість замовлень на рік; тривалість

страхових циклів; тривалість періоду поставки, виготовлення і

внутрізаводських перевезень; тривалість циклу зберігання на складі;

кількість товарів, що перебувають на складі, кількість кладовок і складів.

Таким чином, в управлінському обліку надходження запасів найбільшу

питому вагу займають процедури аналізу, прогнозування і контролю, які

складаються в багатофакторну модель управління запасами, котру можна

визничити тільки зі застосуванням економіко-математичних методів. Разом

з тим, ефективність управління запасами на стадії їхнього постачання, як,

зрештою, й на інших, залежить від правильної організації роботи всіх

підрозділів підприємства. Забезпечення своєчасності поставок сировини й

матеріалів (за іноземною філософією “точно вчасно”) передбачає чітку

взаємодію всіх служб і центрів відповідальності підприємства.

Так, тривалість циклів доставки регулюється шляхом переговорів між

відділом постачання і постачальником. Тривалість циклів виробництва –

шляхом контролю кількості здійснюваних операцій і зведення до мінімуму

підготовчих операцій. Тривалість циклів внутрізаводських перевезень

регулюється вибором способів переміщення і розміром партій вантажів.

У свою чергу тривалість циклів зберігання регулюється коригуванням

розміру замовлених партій, плануванням використання матеріалів у

найкоротші терміни після їхнього надходження на склад, зведенням до

мінімуму різниці між окремими надходженнями й видачами. Загалом же за

кожний період темп надходження матеріалів має бути близьким до темпу

випуску і витрати.

Управлінський облік надходження запасів не може бути

прямолінійним, оскільки дуже часто виникають нестандартні ситуації, що

можуть перекреслити найточніші прогнозні розрахунки. В цих випадках

доводиться враховувати особливі умови постачання, коригуючи розраховані

оптимальні партії поставок сировини й матеріалів чи терміни замовлень на

них залежно від обставин, що склались на цей момент. Такі відхилення

можливі як через суб’єктивні, так і об’єктивні причини.

Як правило, поставки сировини й матеріалів затягуються і частина їх

використовується до того, коли буде доставлена остання партія. У цьому

випадку фактична наявність запасів менша, ніж визначена їхня прогнозна

оптимальна кількість. Таким чином, можна скоригувати норму запасів за

формулою:

 

Hc = З×С/ П;

 

де Нс – скоригована норма запасів; З – питомі затрати запасів на

одиницю продукції; С – очікуваний залишок матеріалів на складі після

завершення поставки за цією партією; П – партія матеріалів, постачання

яких затягнулося.

Інколи ж використання запасів присшвидшується, що також зумовлює

їхнє зменшення проти оптимальної норми. Тоді коригування здійснюють за

формулою:

 

Нс = З×Х/ Пм;

 

де Нс – скоригована норма запасів; З – питомі затрати запасів на

одиницю продукції; X – тривалість циклу зберігання запасів на складі,

місяців; Пм – середньомісячна партія замовлення.

Часто, особливо в умовах інфляції, доцільно збільшити поставки

сировини й матеріалів до підвищення цін на них. У цих випадках

підприємство вносить корективи в обсяги поставок, хоч це й призводить до

перевищення оптимальних норм запасів.

В управлінському обліку необхідний постійний контроль, що базується

на інформації, отриманій іншими службами підприємства. Зокрема,

потрібний тісний взаємозв’язок маркетингу й управлінського обліку,

оскільки надходження сировини й матеріалів слід планувати з

урахуванням можливих коливань попиту й пропозиції на них чи

застарілості продукції, що випускає підприємство. Згладити негативний

вплив нестабільності кон’юнктури ринку можна резервними запасами

сировини й матеріалів, а уникнути їхньої застарілості – більш частими

закупівлями порівняно менших за обсягом партій. Ці фактори діють

взаємно протилежно, тому в управлінському обліку важливим є

знаходження саме оптимальної “золотої середини” між ними.

Важливе значення в управлінському обліку має забезпечення

надійності поставок сировини й матеріалів. Досягається це шляхом

укладання прямих договорів з постачальниками-виробниками на тривалий

період (три – п’ять років). Особливу увагу слід звертати на ритмічність

поставок, що дає змогу чітко організувати роботу партнерів, сприяє їхній

взаємній зацікавленості в подальшій співпраці.

Так спрацьовує ефект від усвідомлення того, що взаємозв’язки є

постійними і надійними. Тому з цих міркувань краще проводити закупівлі

сировини й матеріалів частіше, щоб контакти між партнерами не

задавнювались. Інколи це відіграє позитивну роль при фінансових

труднощах: партнери, які довіряють підприємству, більш охоче йдуть на

ризик поставки сировини й матеріалів з відтермінуванням в оплаті.

Разом з тим, ритмічність поставок сировини й матеріалів потрібно

узгоджувати з максимальною й мінімальною нормами запасів за кожною

позицією. Для цього необхідний контроль відповідності фактичних запасів

кожного виду матеріалів і максимальної та мінімальної норм, що

здійснюється шляхом визначення днів витрат. З цією метою кількість

запасів ділять на денну норму витрати відповідного виду сировини чи

матеріалів, і зіставленням фактичної забезпеченості запасами конкретного

виду визначають їхній надлишок чи потребу.

В управлінському обліку надходження запасів важливе значення має

контроль їхньої якості. Він здійснюється за даними документів, що

додаються до товарно-транспортних накладних постачальників:

сертифікатів, посвідчень, специфікацій, атестатів, в яких вказано якісні

характеристики матеріалів. Необхідно пам’ятати, що часто є значні

розходження фактичних якісних параметрів матеріалів, котрі надходять від

постачальників, і вказаних у супровідних документах. Тому, незважаючи

на значні витрати, пов’язані з лабораторними аналізами якості матеріалів,

таку роботу необхідно проводити, оскільки незадовільна якість сировини

зумовлює не тільки прямі втрати підприємства, що оплачує менш якісні

запаси за ціною вищих категорій, а й часто незворотний брак готової

продукції, виготовленої з цих матеріалів.