6.2. 4. Облік надходження запасів

6.2.4. Облік надходження запасів

На основі прийнятих рішень щодо вибору шляхів підтримання

оптимальних запасів і варіантів дій з надходження їх на підприємство

укладаються договори з постачальниками на поставку сировини й матеріалів.

Для дотримання вимог управлінського обліку типові договори матеріально-

технічного постачання потрібно суттєво доповнити. Зокрема, як додаток до

типових умов поставок необхідно чітко визначити обсяг окремих партій,

терміни виконання кожного замовлення чи їхню періодичність. Особливо

важливим є обумовлення цього в договорах, коли на підприємстві прийнято

рішення створювати мінімальні виробничі запаси. Саме при такому підході

взаємовідносини підприємства й постачальників можуть будуватись за

принципом “точно вчасно”, що має бути забезпечене в договорі матеріально-

технічного постачання жорсткою системою фінансових санкцій: штрафів,

пені, компенсацій, скидок, знижок чи надбавок. При цьому обов’язковою є

двобічність їх застосування, оскільки відносини підприємства з

постачальниками слід будувати на рівноправності та паритетності.

Заодно у договорі треба передбачати суворе дотримання

номенклатури та якості поставлених сировини і матеріалів, обумовити

заохочення за їхню високу якість і точну відповідність асортименту й

кількості.

Важливим аспектом є визначення в договорі умов оплати, особливо

тоді, коли поставки є ритмічними (щоденними, раз у тиждень), що дає змогу

не тільки забезпечити повне довір’я між партнерами, а й чітко спланувати

рух коштів.

Оформлення надходження запасів відбувається в певній послідовності.

На підприємстві видають доручення типової форми експедитору чи іншому

працівникові служби матеріально-технічного постачання, в якій вказують

прізвище, ім’я та по батькові одержувача, термін дії, від кого та за яким

документом довірено отримати зазначені матеріальні цінності. На зворотному

боці стороні вказують їхній перелік із зазначенням кількості, що має бути

отримана, прописом.

Важливим реквізитом, що дає змогу контролювати надходження запасів,

є термін видачі доручення. Тому в журналі реєстрації довіреностей (типова

форма № М-3) необхідно зазначати не тільки дату її видачі представнику

підприємства, а й термін дії, оскільки за цими даними можна контролювати

своєчасність надходження запасів на підприємство, особливо в умовах, коли

постачальник перебуває на значній віддалі від нього. Для цього в графі 6 цього

журналу слід, окрім номера і дати наряду (іншого документа, що його замінює

– рахунка-фактури чи повідомлення), вказувати кінцеву дату дії довіреності,

адже за датою видачі в графі 2 не завжди можна зорієнтуватись щодо кінцевого

терміну надходження сировини й матеріалів на підприємство.

Необхідно чітко контролювати виконання замовлень на сировину й

матеріали. На окремих підприємствах часто цим нехтують, що не може бути

прийнятним в управлінському обліку, оскільки запізнення з

оприбуткуванням матеріалів, зумовлене несвоєчасним поданням документів

особами, які отримали довіреність на їх придбання, рівнозначне розтягуванню

тривалості часу поставки, а інколи зводить нанівець усі зусилля щодо

забезпечення принципу “точно вчасно”.

Такий контроль в управлінському обліку можна забезпечити на основі

зіставлення дати фактичного отримання запасів з датою подання супровідних

документів для позначки про виконання за дорученням. Одразу ж зазначимо,

що поширена практика на багатьох підприємствах, коли на це не звертають

уваги, вважаючи такий контроль другорядним, з позицій управлінського

обліку є неприпустимою. Ідеальний варіант організації управлінського обліку

такий, коли не тільки надходження запасів здійснюється за принципом

“точно вчасно”, але будь-які службові обов’язки виконуються так само. У

цьому ж випадку такий контроль безпосередньо впливає на здійснення цього

принципу щодо поставки запасів, тому в графі 8 журналу на доповнення до

діючої практики, згідно з якою зазначають номер і дату супровідного

документа постачальників, які засвідчують використання доручення за

цільовим призначенням, доцільно принаймні на перших порах

упровадження управлінського обліку вказувати дату подання цього

документа особою, яка отримала доручення. Це дасть змогу, зі застосуванням

відповідних заходів впливу забезпечити чітке виконання замовлень щодо

поставки запасів, уникати непередбачених збоїв цього процесу.

Слід зазначити, що інколи протягом терміну дії, вказаного в дорученні

(він не може становити більш ніж 10 днів згідно з п. 8 “Інструкції про

порядок реєстрації виданих, повернених і використаних доручень на

отримання цінностей”, затвердженої Мінфіном України від 16. 05. 99 р.

№ 99), запаси можуть бути не отримані. Таким чином, доручення стає

недійсним і його необхідно повернути в бухгалтерію підприємства, про що

роблять позначку “Повернено” у гр. 8 журналу реєстрації доручень, тип. ф.

№ М-3.

Використані й повернені доручення списують на основі акта на

списання бланків доручень, тип. № М-2а, що складають в одному примірнику

не рідше одного разу на квартал.

При цьому треба мати на увазі, що обліковуються придбані бланки

доручень за подвійною оцінкою: а) у складі запасів на субрахунку 209 “Інші

матеріали” за собівартістю, що складається з витрат на виготовлення

(придбання і доставку); б) за умовною оцінкою 1 грн. 50 коп. за один бланк на

позабалансовому рахунку 08 “Бланки суворого обліку”.

Тому при списанні бланків доручень на основі наведеного акта їх

відображають як зменшення запасів за собівартістю та за умовною вартістю

на позабалансовому рахунку.

На основі доручення підприємства та відповідно до договору

матеріально-технічного постачання постачальник виписує товарно-

транспортну накладну1 в трьох – чотирьох примірниках, де вказано

найменування матеріалів, їхня ціна, загальна вартість.

Слід зазначити, що крім уніфікованих товарно-транспортних

накладних, передбачене застосування в необхідних випадках (при постачанні

спирту, сільськогосподарської продукції та ін.) спеціалізованих форм цього

документа. Однак значних відмінностей у цих документах немає і з позицій

управлінського обліку головне значення мають вид, сорт, асортамент чи інші

якісні характеристики отриманих підприємством сировини й матеріалів, їхня

кількість (маса), вартість. При цьому слід пам’ятати, що в управлінському

обліку до уваги беруть не загальну вартість матеріальних цінностей, а за

винятком податку на додану вартість, що включається до податкового кредиту

за даними фінансового (податкового) обліку, тобто сума сплаченого

постачальникам ПДВ компенсується з бюджету. Однак це відбувається не в

усіх випадках, оскільки за певною частиною сировини й матеріалів така

компенсація не проводиться. Крім цього, не всі підприємства зареєстровані як

платники ПДВ, тому повна вартість матеріалів, отриманих від постачальників,

часто відноситься до запасів загальною сумою, чим порушується зіставність

даних управлінського обліку. Оскільки управлінський облік в Україні лише

формується, це питання поки що не досліджене, але на практиці його

доведеться вирішувати негайно. На нашу думку, можливим є такий варіант,

коли в будь-якому випадку в управлінському обліку вартість отриманих від

постачальників сировини й матеріалів відображається без податку на додану

вартість, незалежно від особливостей запису його суми у фінансовому

(податковому) обліку. Хоч у цьому випадку і виникають розходження в оцінці

запасів за даними фінансового й управлінського обліку, однак це забезпечує

1 У зв’язку із запровадженням податкового обліку, постачальник виписує ще й податкову накладну, що дублює дані товарно-транспортної

накладної.

порівнянність норм запасів з фактичними даними, що є одним із

найголовніших аспектів інформаційного забезпечення управління запасами.

Один примірник товарно-транспортної накладної разом з отриманими

матеріалами передають на склад підприємства, де завідуючий складом

ретельно перевіряє відповідність їхньої кількості (маси), якості й ціни, і

оформляє на них прибутковий ордер, тип. ф. № М-4, в одному примірнику.

Необхідно контролювати повну ідентичність записів у товарно-

транспортних накладних і прибуткових ордерах, оскільки в одному

прибутковому ордері відображають дані за матеріалами, отриманими від

одного постачальника. В той же час у ньому можна об’єднувати дані за

кількома товарно-транспортними накладними, якщо вони надійшли на склад

за один день.

Часто сировина і матеріали, що називається “з коліс”, передаються у

виробництво, минаючи склад. Проте і в цих випадках їх відображають як

одержані на склад, суворо дотримуючись установлених правил приймання з

метою забезпечення схоронності матеріалів та попередження нестач і

крадіжок. Необхідно забезпечити точне визначення кількості матеріалів, що

надійшли (маси, кількості місць: ящиків, мішків, в’язанок, кип, пачок тощо).

Такий подвійний контроль необхідний для того, щоб у випадку розходження

маси прийнятих матеріалів із вказаною у товарно-транспортних накладних

за даними про кількість місць, можна було швидко встановити за рахунок

чого виникли розбіжності: помилок при зважуванні чи в результаті

зникнення відповідних упаковок. На товарно-транспортних накладних, за

котрими матеріали на склад не завозились, роблять позначку: “Отримані та

видані в цех № _ без завезення на склад”.

У випадках розходження фактичних даних і вказаних у товарно-

транспортних накладних складають акт приймання матеріалів, тип. ф. №

М-7 у двох примірниках.

У цьому акті на основі перевірки якості та комплектності матеріалів

з урахуванням встановлених стандартів або правил чи супровідних

документів, що засвідчують якість і комплектність поставок (технічних

паспортів, сертифікатів, посвідчень якості, специфікацій тощо), а також

даних товарно-транспортних накладних зазначають виявлені

розходження. При цьому прибутковий ордер тип. ф. № М-4 не складають.

Зазначений акт приймання матеріалів складають також у випадках

так званого “роз’єднання документів”, коли матеріальні цінності

надходять на підприємство раніше, ніж супровідні документи, що

трапляється здебільшого при залізничних перевезеннях. Тоді в ньому слід

зазначити, яких документів не вистачає.

В усіх цих випадках необхідно забезпечити окреме збереження

отриманих матеріальних цінностей, щоб не допустити їх змішування з іншими

однорідними матеріалами, пам’ятаючи, що на основі згаданого акта

надсилається лист-претензія постачальнику, а при відмові останнього її

визнати справу часто розглядають у господарському суді. Тому важливим є

дотримання встановлених правил складання цього акта, відображення в

ньому всіх зазначених реквізитів. Він складається з обов’язковою участю

представника постачальника, який має бути повідомлений телефонограмою чи

телеграмою відразу ж після виявлення розходжень. Якщо такий представник з

будь-яких причин не прибув, приймання продукції та складання зазначеного

акта можна здійснювати за участю представника незацікавленої організації

(антимонопольного комітету, комісії з цін, органу місцевої влади та ін.), а при

згоді постачальника – в односторонньому порядку. Таку згоду потрібно укласти

письмово.

На основі прибуткових ордерів, тип. ф. № М-4, проводять записи в

карточках складського обліку матеріалів, тип. ф. № М-12. Їх здійснюють за

кожним прибутковим ордером окремо, незважаючи на те, що за день може

бути кілька записів. Разом з тим, операції з надходження матеріалів

перемежовуються їхнім вибуттям, і записи в карточках проводять у

хронологічній послідовності за операціями. Саме такий порядок дає змогу

оперативно контролювати відповідність фактичної наявності запасів

встановленим нормам, а тому поширена подекуди практика, коли спочатку в

карточки записують підряд усі надходження, а після цього вибуття матеріалів,

з позицій вимог управлінського обліку є непридатною.