9.1. Управління проектом: основні аспекти та функції

Управління проектом — це методологія організації, плану­вання, керівництва, координації трудових, фінансових та ма­теріально-технічних ресурсів протягом проектного циклу, спрямована на ефективне досягнення його цілей шляхом зас­тосування сучасних методів, техніки та технології управління для досягнення певних результатів щодо складу та обсягу робіт, вартості, часу, якості та задоволення учасників проекту.

Стан проекту від ідеї до завершення характеризується зміною низки показників, що визначають його сутність і на основі яких встановлюється успішність проекту. Ця сукупністьелементів проекту по суті є об'єктами управління. Виділімо найбільш суттєві для всіх проектів об'єкти управління.

Предметна сфера — це сукупність продуктів і послуг, вироб­ництво яких повинно бути забезпечене в рамках здійснюваного проекту. Предметну сферу проекту визначають мета, резуль­тати й склад робіт. У процесі життя проекту всі складові предметної сфери зазнають змін:

- мета, результати й склад робіт можуть змінюватися або уточнюватися як v процесі розробки проекту, так і у ході досягнення проміжних результатів;

- обсяги робіт можуть уточнюватися в процесі розробки проекту, а в процесі його виконання вони змінюються від нуля до 100 % при завершенні робіт.

Управління предметною сферою саме полягає в уп­равлінні цими змінами протягом життєвого циклу проекту і здійснюється через процеси ініціації робіт, планування предметної сфери, визначення предметної сфери, уточнен­ня й підтвердження предметної сфери, контролю зміни предметної сфери.

Управління якістю в проекті — планування якості, забезпе­чення якості, контроль якості. Функція управління якістю проекту пронизує весь життєвий цикл, усі його сторони й еле­менти проекту і включає: проектні, організаційні та уп­равлінські рішення; існуючі матеріали, устаткування, сирови­на та ін.; якість виконання робіт під час реалізації проекту; якість отриманих результатів проекту (продукція, послуги). Управління якістю реалізується через установлення вимог і стандартів до якості результатів проекту, планування якості, забезпечення виконання вимог до якості в процесі реалізації проекту через систему контролю й підтримки якості.

Функція управління часом включає: визначення робіт і їхньої тривалості, строків початку і завершення проекту, його час­тин, найважливіших (контрольних) подій і кожну з виконува­них робіт, мінімізацію (оптимізацію) тимчасових характерис­тик; раціональне використання резервів часу, контроль за розвитком проекту за його тимчасовими характеристика­ми; прогнозування термінів завершення робіт, етапів і проекту в цілому; прийняття рішень щодо ліквідації небажа­них тимчасових відхилень. Функція управління часом реалі­зується за допомогою процесів тимчасового аналізу проекту і його частин, календарного планування робіт, контролю графіків виконання робіт, їх актуалізації та коригування.

Функція управління вартістю включає планування ресурсів, попередню оцінку витрат, пов'язаних із проектом, визна­чення кошторису витрат, грошових потоків, прогнозування прибутків, контроль витрат й надходження коштів і прий­няття рішень за випадків перевищення витрат та інших відхилень від фінансових планів. Головним завданням уп­равління вартістю є дотримання бюджетних рамок проекту й одержання передбаченого прибутку від його здійснення. Управління ризиком — це система методів прогнозування, аналізу, оцінки, попередження виникнення ризикових подій; вживання заходів щодо зниження ступеню ризику протягом життя проекту й розподілу можливого збитку від ризику між учасниками проекту.

Функції управління людськими ресурсами в проекті включа­ють визначення потреби, чисельного і кваліфікаційного складу персоналу на всі періоди часу здійснення проекту; пошук і відбір кандидатур, оформлення прийому на роботу і звільнення; планування і розподіл робітників по робочих місцях; організацію навчання і підвищення кваліфікації; установлення відповідальності; створення умов і робочої атмосфери для колективної роботи; попередження й вирі­шення конфліктів, що виникають; питання оплати та ін. Управління персоналом повинно бути спрямоване на опти­мальне використання трудових ресурсів для досягнення мети проекту.

Функції управління контрактами й постачаннями в проекті включають процеси вибору стратегії контрактної діяльності; інформаційно-рекламну роботу; визначення складу, номенк­латури і термінів роботи, що залучаються за контрактом суб'єктів; підготовку контрактних пропозицій; вибір контр­агентів і постачальників шляхом торгів, конкурсів, тендерів та ін.; підготовку документації на укладання контрактів; контроль за ходом їх виконання; закриття й розрахунок по завершених контрактах.

Функції управління комунікаціями проектом, змістом якої є розробка, організація й контроль процесу інформаційного об­міну за допомогою різноманітних засобів. У цю функцію уп­равління звичайно включають процеси збору, передачі, сортування, відображення та інтерпретації інформації, необ­хідної та достатньої для всіх учасників проекту і його оточен­ня. При цьому враховуються і розрізняються два типи інфор­маційного обміну: формальний (шляхом використання інфор­маційних технологій) і неформальний (шляхом міжособистих контактів і різноманітного роду зборів). Управління комуніка­ціями в проекті тісно пов'язане з управлінням персоналом.

Управління змінами — це всеосяжний інтегральний про­цес, який має в проекті відношення до всіх внутрішніх і зовнішніх його чинників та впливає на зміни в проекті: прогнозування можливих змін; визначення змін, що вже трапилися; планування впливів на проект, що випереджа­ють; управління внесеними в проект змінами і координація змін за проектом загалом.

Функція управління стосовно до управління проектом оз­начає діяльність команди проекту з управління проектом. Усі функції управління підрозділяють на базові функції:

- управління предметною сферою проекту (змістовна сутність);

- управління якістю (вимоги до результатів, стандарти);

- управління тимчасовими ресурсами (бюджет часу);

- управління вартістю (фінансовий і матеріальний бюд­жет);

та функції, що інтегрують:

- управління персоналом проекту (добір, підготовка, організація роботи);

- управління комунікаціями (моніторинг і прогнозуван­ня ходу робіт і результату);

- управління контрактами (контрактація виконавців, матеріалів та ін.);

- управління ризиком (зниження рівня невизначеності в проекті).

Будь-яка функція управління складається з п'ятьох від­носно самостійних видів управлінської діяльності: плану­вання, організації, координації, активізації, контролю. Кож­ний попередній вид діяльності є необхідною передумовою наступного. Ці п'ять видів виконуються один за одним, доки дана функція не буде цілком втілена. Отже, ступінь повно­ти реалізації функції управління залежить від комплексності управлінської діяльності.