4.4. Методичні підходи до управлінського аналізу проблем

Зростання нестабільності, нарощування впливу зовнішнього середовища на використання земель і практично всіх процесів землекористування, які ви­ражаються у прискоренні, в сфері земельних відносин - інноваційних, інвес­тиційних, технологічних, управлінських - у жорсткій вимозі до інструмента­рію управління. Потрібні нові підходи і методи, які дають змогу державним органам здійснювати інтерактивне управління.

На жаль, доводиться констатувати той факт, що внаслідок ряду об’єктив­них і суб’єктивних причин термін «управлінський аналіз» до останнього часу вкрай рідко зустрічався як у вітчизняних, так і в закордонних джерелах. А якщо і траплявся, то найчастіше при аналізі контексту, особливо, якщо з’ясо­вується, що такий термін інтерпретується як комплексний фінансовий аналіз, або як управлінський облік, або як економічний аналіз.

Вивчення ж останніх наукових і методичних розробок і сфери різних мо­дифікацій аналізу, що з’явилися у великій кількості, показує, що їхні автори визнають новизну управлінського аналізу як явища в технології управління, але при цьому або ототожнюють управлінський аналіз з управлінським об­ліком, або зводять його до комплексного фінансового аналізу

На нашу думку, поява управлінського аналізу зумовлена поєднанням за­хисної реакції управлінських структур на посилення нестабільності зовніш­нього середовища і надання її розвитку рис турбулентності з новітніми ін­формаційними технологіями, які допомагають навіть невеликій управлінській структурі (підрозділу) сформувати потенційно могутнє, аналітичне забезпе­чення ефекту

Управлінський аналіз - одна з найбільш важливих складових аналізу ді­яльності будь-якого підрозділу, що охоплює управлінські проблеми. Він являє собою економічний аналіз, адаптований до цілей і завдань конкретного управ­лінського підрозділу або організації.

Управлінський аналіз сприяє виявленню зв’язків між окремими об’єкта­ми управління, правильному обГрунтуванню мети і доборові ефективного ва­ріанта рішення. У процесі ухвалення рішення управлінський аналіз зменшує невизначеність вихідної ситуації і ризик, пов’язаний з вибором правильного рішення.

Управлінський аналіз завжди служить цілям управління як засіб обґрун­тування управлінських рішень, удосконалення його методів визначається по­требами управління. Управлінський аналіз сприяє вирішенню таких питань, як обґрунтування альтернатив управлінського рішення і відсіювання нераці­ональних, порівняння і вибір найкращих варіантів, аналіз очікуваних резуль­татів. Основна мета аналітичної роботи, проведеної в системі управління зе­мельними ресурсами, - підвищити ефективність функціонування земельних ресурсів у суспільстві.

У широкому сенсі об’єктами управлінського аналізу є всі бізнес-процеси землекористування, залежно від поставлених цілей і завдань перед системою управлінського аналізу, а також сама система управління земельними ресур­сами в цілому.

У результаті вивчення управлінського аналізу спеціалісти повинні знати:

• основні цілі й об’єкти управлінського аналізу;

• алгоритм використання управлінського аналізу для досягнення різних ці­лей управління;

• методи проведення функціонального і системного аналізу;

• методику розробки комплексно-цільових програм вирішення проблемних ситуацій;

• передумови організації управлінського аналізу в організації;

• характеристику критеріїв і видів ефектів управлінського аналізу, причини його проведення;

• особливості проведення управлінського аналізу при створенні нових орга­нізаційних структур.

Спеціалісти повинні вміти:

- практично використовувати існуючі методи аналізу;

- розрахувати основні показники оцінки стану об’єкта управлінського аналізу;

- аналізувати управлінські проблеми в різноманітних ситуаціях;

- самостійно виконувати аналітичні операції і одержувати практичні на­вички оцінки системи управління земельними ресурсами за допомогою управлінського й економічного аналізів;

- установити шляхи і резерви підвищення ефективності системи управління;

- установити відповідність структури управління організацією існуючої й обраної нею стратегією.

Структура управлінського аналізу зумовлена існуючою функціональною спорудою управлінського аналізу, що деталізує мету, підцілі, функції і завдан­ня (рис. 4.3).

Метою управлінського аналізу є підготовка аналітичної інформації, необ­хідної і достатньої для ухвалення управлінського рішення.

Підцілі управлінського аналізу визначаються різновидами управлінських рішень, що враховують їхнє призначення і часовий аспект.

Основні функції управлінського аналізу:

1) оцінна. У ході оцінного управлінського аналізу виявляються відмінності досягнутого стану і розвитку об’єкта аналізу від бажаного шляхом порів­няння його параметрів і встановлених критеріїв;

2) діагностична. Діагностичний управлінський аналіз включає деталізоване виявлення ознак невідповідності об’єкта і встановлених критеріїв, причин невідповідності;

3) пошукова. Включає обгрунтування рекомендацій з переведення об’єкта в бажаний стан, виявлення резервів підвищення ефективності управлінської системи. Тому пошуковий аналіз називається цільовим, тематичним або проблемно-орієнтованим.

Кожний з видів управлінського аналізу може здійснюватися самостійно в про­сторі і часі. Однак при цьому вони взаємозалежні і взаємозумовлені (рис. 4. 4).

Об’єктом управлінського аналізу може бути:

• управлінська проблема і її різновиди. До них належать питання організа­ції, перепрофілювання, розширення функцій та ін.;

• управлінське рішення. При цьому аналізується його ефективність, прогно­зуються наслідки;

• система управління підрозділом і її окремі елементи (функціональні й організаційні блоки, підсистеми, підрозділи та їхні елементи). При цьому аналізується ефективність функціонування окремих робочих місць, струк­турних підрозділів, усієї системи управління і перспективи їх розвитку; окремі функції системи.

Основні принципи управлінського аналізу:

1) комплексність вивчення об’єкта, факторів, їхній зв’язок і співпідпоряд- кованість. Аналіз частин явища вимагає подальшого зіставлення отрима­них результатів;

2) адаптивність, тобто врахування особливостей, стану і тенденцій роз­витку об’єкта управлінського аналізу. Будь-яка методика аналізу повинна бути адаптована до умов конкретного управлінського підрозділу (комітету, управління, відділу);

3) порівняння, що враховує єдність (тотожність) аналізованого фактора і ви­сунутого критерію. Найважливіший принцип управлінського аналізу;

4) рання діагностика. Орієнтує управлінський аналіз на ранні (слабкі) про­блеми, які виникають на об’єкті аналізу або середовища, де він перебуває;

5) оперативне відображення, що виражає вимогу пріоритетності попере­днього і прогнозного аналізу об’єкта. Принцип покладено в основу сце­нарного менеджменту. Застосування принципу дає змогу скоротити термін адаптації управлінських організацій до нових умов;

6) безперервність і наступність видів управлінського аналізу;

7) циклічність і верифікація (оцінка оцінки). Оцінюються методика оцінки, результати оцінки і самі оцінювачі - експерти;

8) пріоритетність аналізу вузьких місць і провідних ланок. Не завжди ак­туальне те, що може розпорошувати ресурси. Крім того, сума локальних ефектів не завжди дорівнює кумулятивному ефектові.

На практиці вибір виду управлінського аналізу залежить від характерис­тик об’єкта. Для одних - це часто повторюваний цикл усіх видів управлінсько­го аналізу, для інших - періодичний, слабко регламентований аналіз (рис. 4.5).

Межа між ними не постійна і змінюється в міру удосконалення техноло­гії управлінського аналізу, розвитку його методів і методик, застосування ма­тематичних методів, інформаційних технологій, електронно-обчислювальної техніки, кваліфікації управлінського персоналу.

1- межа між видами управлінського аналізу Рис. 4.5. Види аналізу залежно від періодичності рішень

У практиці управлінської діяльності щодня виникає безліч проблем, які розрізняються наслідками, сферою виникнення і локалізації, розміром і складом ресурсів, що вимагаються для їх усунення і т. п. Одна частина проблем виникає під впливом зовнішнього середовища і носить об’єктивно зумовлений характер, а інша виявляється з вини недоречного або неадекватного управління.

Процес розвитку будь-якого об’єкта являє собою динаміку послідовно ви­никаючих його станів і відображається у подіях або явищах. Розвиток системи управління та її зовнішнього середовища також являє собою ланцюжок подій.

Будь-яка подія, що відображає неадекватну зміну зовнішнього середовища, яка не збігається з цілями розвитку системи чи підрозділу управління, становить для них загрозу і за певних умов може перетворитися в управлінську проблему

Управлінська проблема - невідповідність бажаного і фактичного рівнів досягнення цілей управління. Оскільки цілі управлінських підрозділів різні, отже, управлінська проблема, яка існує для одного, може не бути такою для іншого. Наприклад, зростання вартості послуг з обслуговування ліцензійно­го програмного забезпечення не є управлінською проблемою для підрозділу управління земельними ресурсами. А зростання вартості землевпорядних по­слуг має пряме відношення до таких підрозділів.

Проблеми можуть виникати, коли функціонування керованого об’єкта не створює необхідних передумов для досягнення поставлених цілей у даний мо­мент або в майбутньому.

Крім того, джерелом виникнення проблем можуть бути ті або інші умови, що змінилися під впливом мети діяльності підрозділів управління.

Проблема завжди пов’язана із сукупністю умов або факторів, що створю­ють ситуацію, яка впливає на діяльність організації. Отже, кожна управлін­ська проблема породжується в результаті створення проблемної ситуації.

Проблемна ситуація - це поєднання умов і обставин, які створюють середовище для виникнення проблеми.

Опис проблемної ситуації дає уявлення про фактори, які необхідно ретельно проаналізувати і розглянути при вирішенні. Насамперед, потрібно установити, чи є вони внутрішні або зовнішні стосовно певної управлінської структури, бо можливості впливу на ці дві групи факторів різні.

До внутрішніх факторів, які найбільшою мірою залежать від самої управлінської структури, належать:

• мета і стратегія розвитку системи землекористування;

• стан земельних ресурсів;

• структура управління;

• фінансові та інші ресурси;

• обсяг і якість робіт, у тому числі НДР і т. д.

Вони формують управлінську діяльність як систему, взаємозв’язок і вза­ємодію елементів, які забезпечують досягнення мети, яка стоїть перед нею. Тому зміна одного або кількох факторів одночасно викликає необхідність вжиття заходів управлінського впливу, спрямованих на збереження властивос­тей системи як цілісного утворення.

Зовнішні фактори меншою мірою піддаються впливові з боку управлін­ських структур, оскільки формують середовище, у якому вони працюють. У сучасних умовах зовнішнє середовище характеризується великою складністю, динамічністю і невизначеністю, яка істотно утруднює врахування факторів зо­внішнього середовища при прийнятті організаційних рішень. Та й самі факто­ри впливають на роботу управлінської структури (підрозділу).

Одна група зовнішніх факторів (споживачі, органи законодавчого ре­гулювання, інші організації і суспільні інститути, безпосередньо пов’язані з тією сферою діяльності, якою займається цей підрозділ), впливають на його роботу, характер виникаючих проблем та їхнє вирішення.

Друга група зовнішніх факторів практично некерована з боку менедже­рів управлінських структур (підрозділів), але справляє на її діяльність непря­мий (опосередкований) вплив, який необхідно враховувати. До неї відносять стан економіки країни (регіону), рівень науково-технічного і соціального роз­витку, соціальну і політичну обстановку, істотні для земельних відносин події та ін. Так, економічний стан країни (регіону) впливає на неї через такі пара­метри середовища, як наявність капіталу і робочої сили, рівні цін та інфляції, доходи покупців, урядову фінансову і податкову політику та ін.

Сукупність тих самих факторів (політичних, економічних, соціальних та ін.; зовнішніх і внутрішніх) для однієї управлінської структури (підрозділу) може породжувати проблемну ситуацію, а для іншої - ні. Наприклад, уве­дення нових податків на землю в сільському господарстві. Тому врахування численних і різноманітних факторів середовища, вибір головних серед них і передбачення можливих змін у їх взаємовпливі - важке завдання, яке стоїть перед конкретним управлінцем у сфері управління земельними ресурсами.