А. Обмен информацией
На обыденном уровне представление об обмене информацией сводится к лицам, которые выдают распоряжения и команды, говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записи, письма, отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, в целом коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс.
.Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках ВЕРТИКАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ. Она может передаваться ПО НИСХОДЯЩЕЙ, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, контрактных поручениях, рекомендуемых процедурах и т.п.
Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях ПО ВОСХОДЯЩЕЙ. Таким образом, руководитель получает информацию от подчиненных опроблемах, возникающих в процессе работы; знакомится с предложениями, направленными на совершенствование технологии производства или организации производственного процесса и намечает возможные варианты внесения корректив в деятельность подчиненных. Хорошо налаженная обратная связь между руководителем и подчиненными может заметно влиять на производительность труда, социально-психологический климат в коллективе.
В дополнение к обмену информацией в рамках вертикальных коммуникаций организация нуждается в ГОРИЗОНТАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЯХ (между различными отделами, службами, производственными подразделениями). Такой обмен необходим для координации задач и действий, обеспечения бесперебойной работы производственного коллектива в целом. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, обеспечивая продвижение организации в нужном направлении.
Дополнительные выводы от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Практикой доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.
Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникаций по вертикали в организации являются отношения МЕЖДУ РУКОВОДИТЕЛЕМ и егоНЕПОСРЕДСТВЕННЫМИ ПОДЧИНЕННЫМИ. Именно этот вид обмена информацией составляет 2/3 коммуникативной деятельности руководителя. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненными связаны с разъяснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы, достижением признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
Обмен информацией широко охватывает различные части организации, однако не всегда он является таким эффективным, как нам это кажется. Причинами низкой эффективности может являться скованность подчиненных в присутствии руководителя при обсуждении важных деловых вопросов, потеря части информации в процессе ее передачи по каналам коммуникации, неправильное понимание переданного сообщения и т.д. Однако чаще всего причина низкой эффективности коммуникаций в организации состоит в забвении того факта, что КОММУНИКАЦИЯ – ЭТО ОБМЕН.
В ходе обмена обе стороны играют активную роль. К примеру, если вы, как управляющий, описываете одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией стал эффективным, ваш подчиненный должен сообщить вам как он понимает задачу и ваши ожидания в отношении результатов его деятельности Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона "предлагает" информацию, а другая воспринимает и адекватно понимает ее.
Таким образом, основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Для того, чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности следует иметь четкое представление об основных стадиях процесса, в котором участвуют двое или большое число людей.