Б. Общение в процессе собеседования при увольнении сотрудника

Руководителю, как известно, приходится проводить собеседования не только с поступающими на работу, но и беседовать с участниками конфликтов на производстве, а также при увольнении с работы. Беседа при увольнении работника особенно по мотивам недобросовестного исполнения им служебных обязанностей, является для многих руководителей и работников по кадрам наиболее неприятным и сложным делом. Однако грамотно спланированная и четко проведенная беседа с увольняемым вовсе не идеальный случай общения в управленческой деятельности. Ее может организовать и провести любой руководитель, если он будет придерживаться общих правил общения и приведенных ниже рекомендаций.

1. Исходите из четкой цели беседы:

• действительно ли вы хотите побудить сотрудника остаться на предприятии (непременно с оговорками, при каких условиях);

• или вам в первую очередь необходимо выявить причины увольнения (так как вы убеждены, что уже не сможете удержать данного работника), чтобы, зная их, попытаться в дальнейшем сократить текучесть в трудовом коллективе.

2. Как в том, так и в другом случае попытайтесь создать на собеседовании деловую, откровенную атмосферу. Используйте для этого вопросы о содержании, объеме и условиях выполнения сотрудником производственных заданий:

• с какими проблемами он при этом столкнулся;

• что ему нравилось в работе и приносило удовлетворение, что не нравилось и вызывало неудовольствие;

• как он оценивает свою деятельность в коллективе, что он может сказать о работе других членов коллектива, с кем и почему он охотно сотрудничал, к кому и почему избегал обращаться за помощью.

Такая схема собеседования даст вам возможность получить информацию, важную для дальнейшего руководства коллективом.

Существуют и другие подходы, которые имеют ту же направленность, но различны по технологии исполнения. Так, специалист по управлению человеческими ресурсами М. Ротман разработала ряд рекомендаций по проведению собеседования с увольняемыми работниками. Эти рекомендации составляют определенную систему, включающую четыре этапа:

1. АНАЛИЗ. Вы должны обдумать определенное время для увольнения; оценить способ, которым решение об увольнении будет доведено до работника; объективно рассмотреть причины для увольнения. Вы должны попытаться ответить на ряд вопросов по этому пункту, перед тем как работник будет уволен, иначе вы рискуете отвечать на них позже в суде.

2. ПОДГОТОВКА. На этом этапе решаются следующие проблемы:

а) кто будет проводить беседу (наиболее удачный вариант "лицом к лицу", т.е. непосредственный начальник);

б) когда будет проведена прощальная беседа (хотя большинство руководителей предпочитают пятницу, наилучшим временем недели, с перспективы служащего, будет понедельник или вторник, а время дня - конец работы, что даст возможность увольняемому забрать свои вещи, пока нет других сотрудников);

в) где должна проводиться прощальная беседа (лучшим местом будет нейтральная комната;

г) какие вопросы могут возникнуть у увольняемого и как вы ответите на них (предвидя возможные вопросы, вы не дадите усыпить свою бдительность).

И главное, прежде чем планировать встречу, проверьте личное дело работника в отношении семейных праздников, чтобы день увольнения не совпал с одним из них.

3. ИСПОЛНЕНИЕ. Прощальная встреча может занять от 10 минут до одного часа. Разместите служащего непринужденно, говорите с ним о его хороших и плохих особенностях в плане работы и организации. Точно определите проблемы, которые привели к увольнению, и укажите служащему без враждебности, что данное решение является окончательным. Выслушайте работника, он может нуждаться в выходе гнева или смущения. Будьте терпеливы и дайте время, чтобы ответить на вопросы. Если к работнику отнестись с уважением, организация будет меньше страдать от взаимных обвинений и юридического воздействия.

4. РАЗМЫШЛЕНИЕ. После того как вы уволили работника, вы должны тщательно изучить все вопросы, приведшие к такому решению, для того чтобы не допускать подобных ошибок в будущем. Это не только поможет вам сделать лучший выбор в принимаемых решениях, но также уменьшит текучесть и связанные с ней расходы.

При увольнении работника из организации руководителю следует избегать следующих ситуаций:

1. Не уведомляйте служащих об увольнении из-за отсутствия работы или ликвидации должностей в четверг или пятницу, или за день до праздника, когда у них будет дополнительное время для размышления над значением этого факта. Это не касается увольнений по причине, когда требуется немедленное действие. Будьте достаточно деликатны, чтобы избежать увольнения на его или ее день рождения, годовщину свадьбы или другой юбилей. Если возможно, избегайте таких поступков, когда служащая беременна или разводится, или находится в стадии критической болезни или недавней смерти члена семьи.

2. Не разрешайте передавать плохие новости отдельному индивидууму. Вы должны передать сообщение другим руководителем меньшего уровня, присутствующим в качестве свидетеля.

3. Не выражайте причину увольнения своими словами и не давайте служащему возможность думать, что вам просто не нравится этот человек. Сообщите причину, касающуюся вашего решения (заключения) об увольнении или прямые и документированные факты плохого выполнения работы служащим. Никогда не унижайте человека, невзирая на причину увольнения.

4. Не сообщайте противоречивую информацию о причинах увольнения тому, кто увольняется и оставшимся служащим. Пытаясь избегать конфликта, некоторые руководители сообщают увольняемым, что их должность сокращена (ликвидирована), а затем оставшимся служащим – о том, что увольняемый человек просто плохо выполнял свою работу. Но такое поведение открывает дверь для незаконных действий и заставляет оставшихся служащих интересоваться, честен ли руководитель с ними.

5. Не говорите никому – кроме тех, кто должен об этом знать – о том, что служащий будет уволен. Если такая информация распространится преждевременно, то это может вызвать панику во всей организации и увеличить чувство возмущения уволенного служащего.

6. Не уведомляйте служащих о предстоящих перспективных увольнениях из-за отсутствия работы или ликвидации должности слишком рано. Необходимо учитывать, что, зная заранее о возможном увольнении, работники могут прибегнуть к саботажу, воровству, упадет эффективность производства.

7. Не просите аффектированного сообщением об увольнении человека немедленно освободить свое рабочее место (стол, шкаф для переодевания и т.п.) и покинуть служебное помещение.

8. За исключением случаев криминального поведения не прибегайте к насилию, чтобы выпроводить уволенного служащего из здания. Обращайтесь с ним с уважением.

9. Не ждите, что уволенные служащие будут вести себя очень благоразумно, после того, как им сказали, что у них больше нет должности и работы.

10. Не забывайте одно из Золотых Правил: если Вы сомневаетесь, предположите, как бы Вы чувствовали себя в подобной ситуации.

Увольняя сотрудника Вы должны:

• удостовериться, что Вы располагаете совершенно всей документацией и получите подтверждение от высшего руководства. Будьте уверены, что Ваши действия находятся в согласии с политикой организации;

• убедиться, что все письменные материалы (условия разрыва трудового соглашения, страховые полисы и т.п.) подготовлены заранее;

• проконсультироваться с юрисконсультом (адвокатом) по возможным спорным вопросам;

• сообщить причину увольнения кратко, выразительно и твердо, утверждая однозначно, что решение является окончательным;

• выслушать увольняемого внимательно и заинтересованно, обращаясь к его аргументам по поводу личного вклада в выполнение производственных заданий;

• поблагодарить увольняемого за его действительное участие в деятельности организации.