Деловое общение между людьми не исчерпывается только проведением устных встреч, деловых бесед и др. Надо также уметь составлять различные документы, и находясь в контакте с различными фирмами, правильно писать деловые письма, вести различную деловую документацию и др.

Деловая документация весьма разнообразна по своему назначению. Это и деловые письма, документы, непосредственно связанные с предпринимательской деятельностью (договор, заявка, счет, квитанция, отчет по итогам финансовой деятельности и т. д.), и ряд документов, лично значимых (заявление, доверенность, объяснительная записка, автобиография, характеристика и т. д.).

Прежде всего, надо понять, что есть определенная форма этих документов и своеобразный, может быть, непривычный язык, который может показаться казенным, даже неуклюжим. Но это общепринятые правила, которые следует выполнять. Основным требованием к служебным документам является соответствие нормам и особенностям официально-делового стиля. Особенностью этого стиля является широкое использование терминов и профессионализмов, названий учреждений, фирм, использование предложений с причастными и деепричастными оборотами. Как нарушение норм воспринимается использование в языке служебных документов разговорных, просторечных, эмоционально окрашенных, жаргонных слов.