Составление деловых писем
Деловое письмо – документ, содержащий официальную информацию (изложение какого-то желательно одного вопроса) и надлежащим образом оформленный. Оно пишется на бланке организации — листе бумаги с реквизитами фирмы (реквизиты – обязательные данные, установленные законом или положением для отдельных видов документов). Как правило, на бланке имеется логотип или эмблема фирмы, указаны ее полное название, почтовый адрес, номера контактных телефонов, факса, электронный адрес, при необходимости, полные банковские реквизиты.
Страницы делового письма нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами.
Ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Текст печатается через полтора - два интервала. Абзац начинается с отступлением пяти интервалов от поля. В деловом письме следует избегать переноса слов.
В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится исходящий номер и дата отправления письма. В международной переписке дату следует указывать полностью: 24 марта 1978 г.; во внутренней переписке допускается написание даты – 24.03.1978.
Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. В международной переписке – сначала пишут “кому”, затем “куда”. Фамилию адресата необходимо писать с инициалами, причем инициалы пишутся перед фамилией. Перед инициалами лучше всего поставить вежливое обращение “Г-ну”, “Г-же”, “Г-дам”. При написании на конверте фамилии вашего адресата укажите его должность. Если вы направляете письмо кому-либо лично и не хотите, чтобы его вскрыли в отсутствие адресата, после фамилии адресата напишите: “лично”, “private”, “personal”, “confidential”.
Для отправки письма может быть использован стандартный конверт, но если Ваша организация достаточно солидная, то будет разумным выпустить конверт с логотипом вашей фирмы. Фирменные конверты,безусловно поднимут престиж Вашего предприятия в глазах любого партнера.
Чтобы составить деловое письмо, не обязательно обладать литературным талантом.
Цель делового письма – разъяснить или убедить в чем-либо Вашего партнера по бизнесу, поэтому в данном случае высокий стиль совершенно неуместен.
При написании делового письма используется официальный язык. Он отличается точностью и ясностью. Существует целый набор клише, штампов, стандартов, с помощью которых составляется деловое письмо.
Содержание письма зависит от его назначения, вида, но есть типичные этикетные фразы, принятые в деловой переписке, которые следует употреблять в различных ситуациях деловой переписки.
Образцы этикетных фраз, которые широко употребляются при переписке, приведены в таблице №8.
Таблица 8
|
Начало письма |
Сообщаем, что… В соответствии с… Ссылаясь на… Рады сообщить… Мы узнали из вашего письма… Мы с сожалением узнали… |
|
Просьба |
Мы будем (чрезвычайно) благодарны, если Вы… Просим сообщить нам… Обращаемся к Вам с просьбой… Просим (Вас) не отказывать в любезности… Мы просили бы вас… Не могли бы Вы… (прислать… выслать… направить (нам) сообщить… подтвердить…). Мы будем благодарны (признательны) (Вам), если Вы сможете… |
|
Подтверждение |
Подтверждаем получение Вашего… Мы получили… Подтверждая… Рады подтвердить… В подтверждение нашего… |
|
Связующие элементы |
В связи с Вашей просьбой… В случае Вашего отказа… В случае неуплаты… В связи с этим… В соответствии с заключенным договором… Мы бы рады иметь возможность… |
|
Окончание письма |
Мы хотели бы заверить… Будем признательны за быстрое выполнение нашего заказа… Ожидаем Вашего подтверждения… Просим сообщить нам… С благодарностью за ваш интерес к этому делу… Большое спасибо за ваше доброе содействие… Рассчитываем на продолжение сотрудничества… Заранее благодарим за содействие… |
При сообщении информации могут использоваться также следующие выражения:
– Извещаем
– Уведомляем (Вас)
– Сообщаем (Вам), что...
– Информируем
– Ставим Вас в известность, что...
– Доводим до Вашего сведения, что...
– Нам приятно сообщить (Вам), что...
– С сожалением сообщаем, что...
В русскоязычной практике после вступительного обращения ставится восклицательный знак, в международной – запятая.
Первое письмо к какому-либо партнеру следует начинать с представления своей фирмы. Можно выслать буклет, в котором рассказывается о Вашей организации, о производимой продукции или оказываемых услугах. Естественно, что рекламный буклет не должен напоминать многотомный справочник. Как правило, он состоит из нескольких страничек и выполняет информативную функцию. Текст рекламы должен быть на языке, понятном адресату.
Если Вы пишете не первое письмо вашему партнеру, то его следует начать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо.
Подпись ставиться на правой стороне листа под заключительной формой вежливости. Фамилия отправителя печатается на машинке или компьютере под его личной подписью.
Деловые письма могут быть разных видов: сопроводительные, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение за задержку выполнения обязательств, приглашение и т. п.. Каждая организация имеет свой бланк делового письма. Простые деловые письма пишутся на разных этапах деловых отношений между организациями.
Образец письма
Уважаемые господа! Высылаем Вам два оригинала и одну копию контракта №... на приобретение (наименование товара). Большая просьба подписать контракт и выслать нам один оригинал.
Надеемся на скорый ответ.
Фирма «Димон».