14. Фіксація домовленостей

Формальне завершення ділової бесіди завжди корисно закріпити тим чи іншим чином виконаною фіксацією досягнутих домовленостей. Це може сприяти підвищенню рівня значущості домовленості та більшій чіткості її розуміння обома сторонами сутності досягнутого рішення. Іншими словами, фіксація домовленостей істотно обмежує можливості їх перекручування або довільного тлумачення їх змісту та характеру.

Документальна фіксація досягнутих угод чи домовленостей відображає позиції сторін і значно підвищує їх відповідальність за додержання умов і термінів виконання взаємно прийнятих рішень. Не дарма існує старовинне російське прислів’я про те, що “что написано пером, не вырубишь и топором”.

Існують різні форми фіксації, як усні, так і письмові або електронні. У будь-якому разі найдоцільнішим вважається повторити усно основні пункти остаточно сформульованих домовленостей, а після цього письмово їх зафіксувати. Ця фіксація може бути як односторонньою, так і двохсторонньою або взаємною.

Заключним актом ділової бесіди при взаємній фіксації домовленостей є підписання її офіційного підсумкового документу. Таким документом може бути договір, угода або просто протокол, у якому, принаймні, має бути наведений текст взаємно узгодженого рішення чи іншої домовленості. Цей протокол повинен містити коротке викладення сутності досягнутих домовленостей, конкретні умови, форми і терміни їх реалізації, способи поетапного чи підсумкового контролю реалізації та взаємного інформування партнерів про хід виконання прийнятих рішень. Протокол має бути підписаний обома учасниками ділової бесіди.

У разі ж відмови партнера від офіційного складення й підписання протоколу зустрічі чи від іншої форми двосторонньої письмової фіксації досягнутих домовленостей й висловленого ним бажання залишити ці домовленості на рівні “чесного слова”, варто зауважити, що ви, цілком довіряючи йому, маєте звичку все-таки письмово чи за допомогою портативного Note-book фіксувати важливі рішення для себе. Тому уявляється корисним саме в присутності співбесідника зробити своєму у робочому зошиті, в діловому блокноті або відповідно на екрані Note-book основні записи стосовно сутності рішення, форм і термінів його виконання та інших особливих умов і зобов’язань сторін. При цьому доцільно не тільки супроводжувати процес фіксації цих положень голосним повторюванням, а й звертатися до співбесідника із запитаннями стосовно правильності формулювань. Тим самим ви немов би запрошуєте його до певних уточнень і робите учасником фіксації.

Таким чином, ви, з одного боку, ставите співбесідника у положення причетним до фіксації сутності досягнутих домовленостей і рішень, а з іншого, систематизуєте і структуруєте в його пам’яті сутність основних положень цих рішень і домовленостей, їх умови, терміни тощо.

Слід зазначити, що навіть такі ваші односторонні дії певною мірою дисциплінують не тільки вас, а й вашого партнера, примушуючи його постійно мати на увазі, що досягнуті домовленості, хоча й не документально, однак зафіксовані. Крім того, певне позитивне враження про вашу діловитість справлятиме на співбесідника й сам факт запису прийнятих рішень як підсумкового результату бесіди.

Якщо бесіда проходила у вашому офісі, можна істотно підвищити значущість акту односторонньої фіксації, зробивши ксерокопії ваших записів для співбесідника і належним чином передавши їх йому із висловленням сподівання, що він зможе ними скористатися. Це відразу начебто неофіційно перетворює факт фіксації досягнутих домовленостей на двосторонній.