3.3. Администрация и координация

В большинстве дипломатических служб единственный со­трудник (заместитель главы миссии) несет ответственность за координирование политической и экономической дея­тельности миссии и все оплошности администрации миссии. Он (или она) обеспечивает правильное координирование работы различных отделов представительства; правильную организацию и состав персонала; надежное и должное ис­пользование коммуникаций и зданий миссии. Обеспечение благоустройства персонала является отдельным вопросом, и это важно, так как, например, начинающие сотрудники миссии и те, которые не являются членами дипломатичес­кого персонала, могут ощущать себя одинокими, что имеет отрицательные последствия.

Одна из наиболее важных обязанностей администрации — сбор и обновление материалов по всем местным вопросам, которые могут быть необходимы главе миссии или члену ее персонала.

Такие материалы обычно включают:

(a) сведения о структуре Министерства иностранных дел принимающего государства и любого другого ведомства или учреждения, с которым имеет дело миссия; какими вопросами занимается каждое подразделение; как полу­чить интервью и к кому обратиться (или кого избегать);

(b) краткие сообщения о последних событиях в стране пре­бывания;

Коммерческий и экономический отделы

(c) должностной доклад, касающийся местных вопросов, важных для членов персонала: медицинские, стоматоло­гические, транспортные и спортивные условия, климат, условия проживания, прислуга, школы, церкви и т.д. (эта информация должна быть отправлена в соответст­вующий отдел кадров посылающей страны, занима­ющийся персоналом, для инструктажа будущих членов миссии);

(d) список персоналий, включающий в себя известных и предприимчивых людей, имеющих влияние в полити­ческой, военной, административной, промышленной, коммерческой, академической и социальной сфере.

Обладая такой информацией, прибывающий глава предста­вительства может быстро сориентироваться в местной си­туации и выбрать соответствующий образ действий. В час­тности, он может сразу узнать, кто имеет большое значение для интересов его страны, может избежать ошибок в кон­тактах, лучше обустроить свое пребывание.