2. 7. Відмітки про узгодження
Реквізити 24, 25. Відмітай про узгодження. Узгодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі узгодження визначається правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність стосовно діючого законодавства. У процесі узгодження виявляються і враховуються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань.
Проекти документів узгоджуються з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, що відображені в документі.
Розрізняють дві форми узгодження документів - внутрішнє /з підрозділами та службовими особами установи / і зовнішнє /з підвідомчими та непідвідомчими організаціями /.
Внутрішнє узгодження документів відбувається у такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань /головні та старші спеціалісти /; з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною особою, з замісником керівника, який займається цим питанням.
Внутрішнє узгодження документа оформляється візою. Візи складаються з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначаються посада візуючого та розшифровується його підпис /ініціали та прізвище /.
Наприклад:
Начальник відділу кадрів /підпис / С. І. Петров 25.04.00
Доцільність розшифрування підпису зумовлена тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і по ньому важко встановити з ким погоджено цей діловий папір.
Якщо виниклі зауваження та доповнення до проекту документа, вони викладаються на окремому аркуші. В цьому разі віза має такий вигляд:
Ст. юрисконсульт /підпис / В. А. Коваленко .
Зауваження додаються. 05. 06. 99
Якщо обсяг зауважень малий /1-2 рядки/, їх краще розташувати перед візою.
Наприклад:
Вважаю за потрібне випустити пункт 1 через те, що його зміст суперечить діючому законодавству.
Юрисконсульт /підпис / А. В. Гудкова
18. 01.-00
Проставляють візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, віза проставляється на тому примірнику, що залишається в установі.
Розміщують візи нижче підпису або на лівому полі документа.
Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено довідкою, протоколом узгодження або грифом узгодження на документі.
У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розмішується нижче підпису або у верхньому лівому кутку сторінки. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, а з якою погоджується документ /включаючи назву організації/, особистого підпису, його розшифрування, дати.
Наприклад: ПОГОДЖЕНО
Начальник відділу кадрів
Подільського універмагу /підпис/ А. В. Борисенко 03. 11.00
Якщо узгодження проводиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол /найменування колегіального органу в родовому відмінку / від /дата / /номер /
Наприклад:
ПОГОДЖЕНО Протокол засідань місцевого комітету Залізничного універмагу від 05.10. 99 №27