2. 9. Проходження документів
Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження /31/, про контроль /20/, про виконання документа та ін. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися.
При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження /31/. У відповідності до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля /реєстраційного штампа/.
Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про же йдеться в документі та вказувати на порядок його вирішення.
Резолюція власне складається з таких елементів: прізвища й Ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа /що і як треба робити /; про термін виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.
На документі у більшості випадків не повинно бути більше за одну резолюцію. Інші резолюції накладаються при необхідності деталізації порядку виконання документа або уточненім його виконавця. За наявності двох і більше резолюцій неприпустиме їх дублювання або їх суперечливість.
У резолюції вказується обмежена кількість виконавців - один, два, рідко три, чотири. Крім того, зазначається що відповідальною за виконання документа є особа, що значиться в резолюції першою. Перелік інших виконавців /співвиконавців / свідчить про вимогу керівника залучити цих осіб до виконання документа. Відповідальному виконавцеві надається право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідні матеріали,
Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. У резолюції як правило, вказується рішення керівника з розглянутих у документі питань та шляхи його здійснення. Формулювання резолюції повинні вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказівок на те що і як спід робити, це означає, що приймати рішення мусить виконавець. Резолюції типу «Прошу переговорити», «Прошу зайти до мене»не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно.
Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресуються підлеглим особам. Наприклад:
Терміново вжити заходів щодо забезпечення...
Про результати і вжиті заходи повідомте заявників ...
Терміново відрядіть...
Негайно підготуйте листа...
Резолюцію пишуть з лицьового боку у верхній частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом /наприклад, адресатом/ резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документ крім полів. Наприклад:
т. Сергієнко В. А. Зв'яжіться з постачальниками та підготуйте відповідь до 03. 08. 99 /особистий підпис /
01.08.99
Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки робиться позначка літерою «К» /червоним, зеленим, синім олівцем/ або гумовим штемпелем
«Контроль».
Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить такі дані: стисла довідка про виконання.
Слово «До справи», вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання і підпис виконавця або керівника структурного підрозділу. Вміщується на нижньому полі першої сторінки.
Цей реквізит свідчить про те, що роботу з документом закінчено. Розміщується він на нижньому паті першої сторінки.
Наприклад:
Ухвалено протоколом погоджування від 12.04.99.№8
До справи №03-12 18.04.99/особистий підпис / З.І. Трохін
Надано усно пояснення та рекомендовано звернутися безпосередньо до фабрики, яка виготовляє ці товари. До справи №0418 /особистий підпис/ В. І. Симоненко
Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ЕОМ. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія», особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження.