4.3. Вимоги до складання текстів зовнішньоекономічних листів
В сучасній діловій кореспонденції практично не використовуються друкувальні машинки.
Тексти готуються на комп'ютері редагуються й роздруковуються на принтері.
Це дозволяє:
- уникнути підготовки чорновика;
- використання лазерних принтерів дозволяє досягти максимальної чіткості у виконанні тексту
- використання комп'ютерної техніки дозволяє спростити відсилання листів однакового змісту на різноманітні адреси.
Виконання тексту листа з використанням комп'ютерної техніки не може висуватися в якості обов'язкової умови для початкового етапу розвитку даного виду ділового листування.
Формат листа.
Для написання листа використовують формат А4. Об'єм текстової інформації листа не впливає на вибір формату його паперового носія (як у вітчизняному діловодстві).
Якщо лист на декількох сторінках - на початку кожної нової сторінки вказують: адресат, дату і номер сторінки, потім проводять лінію та продовжують текст. Можна використовувати проміжні бланки де вказують лише назву підприємства, організації, а інші реквізити не вказують.
Оформлення конверта має таке ж саме значення як і оформлення бланку.
На конверті - розташувати назву відправника або його фірмовий знак.
Формат конверту повинен забезпечувати дотримання принципу, який не дозволяє згинання сторінки більш ніж один раз. За кордоном використовуються:
- конверти, які мають віконце для адреси (адреса отримувача, написана на бланку).
- спеціальні адресат ори виготовляють липкі наклейки з машиним відтиском адреси отримувача.
- при масовому відсиланні матеріалів - їх упаковка в поліетилен, із нанесенням адреси отримувача та знаків поштової сплати.
Адреса розмішуються або з лівого, або з правого боку бланку, одразу після реквізитів.
1-ша стрічка - ім'я (ініціали) та прізвище адресата.
2-га стрічка - посада.
3-я стрічка - назва підприємства, організації.
Далі поштова адреса.
Після написання адреси окремою строкою вказують місто відправника, число, місяць та рік.
Після цього починається основна частина листа.
Стиль листа.
Не залежно від змісту, стиль ділового листа повинен носити доброзичливий, партнерський характер, в якому б поєднувались природні етичні норми людських відносин та інтереси справи, не підкреслювались значимість свого власного службового положення.
Всю кореспонденцію можна поділити на:
Формальні листи - підготовлені від імені підприємства, фірми іншій фірмі та які носять офіційний характер.
Неформальні листи - складаються після офіційного знайомства, після
встановлення партнерських взаємовідносин робітниками одного рівня
(наприклад, менеджером по збуту однієї фірми аналогічному
менеджеру іншій фірмі) з пропозицією про особисту зустріч для
обговорення ділових питань, обміну інформацією. Наприклад,
для формального листа характерне звернення: «Шановний пан
Ридуей», у неформальному - «Дорогий Джон».
Основний зміст листа.
Зміст листа знаходиться у залежності від цілей його написання. Повинен відповідати вимогам:
- Врівноваженості.
- Краткості.
- Доступності та однозначності розуміння.
Звернення.
Його відсутність грубе порушення етикету. У пертому абзаці формується вступний комплімент (навіть якщо лист носить в цілому негативний характер і може свідчити про розрив подальшої кореспонденції):
- Виразити вдячність за лист
- Вдячність за кроки, направленні на взаємне співробітництво. (відповідь на лист)
- Приязне повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі підприємством (якщо лист уперше).
Після вступного компліменту формуються основні положення, що випливають з мети листа.
Якщо строго інформаційний лист про характер діяльності відправника - стисло викладається історія виникнення, сутність діяльності у теперішній час (роль на ринку, статистичний матеріал, що не є комерційною таємницею). Після цього формулюється пропозиція про співробітництво, продаж товарів, надання послуг.
Характер відповіді.
Можливі відповіді на поставленні у листі питання, висловлюється думка про можливості подальшого співробітництва або відсутність такої можливості.
Реакція на недружню акцію іноземного партнера - недотримання строків платежу, невиконання повноважень - то вступний комплімент можна не писати.
Потім висловлюють нерозуміння з приводу дій іноземного партнера та жаль з приводу цієї ситуації.
«На жаль вимушені перервати наші подальші контакти».
«На превеликий жаль це потягне за собою необхідність звернення в судові органи».
У заключній частині ділового листа повинен міститися заключний комплімент.
Традиційним є висловлення надії на подальше співробітництво. .Якщо лише встановлення ділових контактів - впевненість у тому, що пропозиції, викладенні у листі, були цікавими, надією на найшвидше отримання відповіді та встановлення регулярних контактів у майбутньому.
Якщо носить негативний характер - можна сформулювати більш абстрактніш заключний комплімент: «Одночасно ми засвідчуємо про свою відкритість для ділового співробітництва у майбутньому».
Перед заключним компліментом - у листі присутня фраза, в якій повідомляється номер контактного телефону, прізвище, посада особи, яка може відповісти на питання, що виникають: «При необхідності не відмовляйте собі у можливості подзвонити нашому менеджеру по питанням реалізації та уточнити всі виникаючі питання» (+номер телефону).
Підпис
1. Обов'язково наявність фрази: «З повагою», «щиро Ваш».
2. Назва підприємства (можна без неї),
3. Підпис (чорнильною ручкою).
4. ім'я та прізвище.
5. Посада.
(дата не ставиться)
Додатки:
Про наявність додатків повідомляється в кінці листа після підпису,
прізвища, посади.
«Додаток: проект нашого підприємства».
Все вкладене у конверт сприймається як додаткова інформація до листа.
Письмові штампи.
Для початку листа: Ми отримали Ваш лист від ......
Вдячні за лист від .......
У відповідь на Ваш лист від .....
Для підтвердження нашої телефонної розмови (переговорів, що відбулися у.......
Раді повідомити Вам, що ..........
Приносимо вибачення за деяку затримку із відповіддю на Ваш лист .....
Ми з подивом дізнались з Вашого телекса.......
Ми вимушені нагадати Вам, що .........
Із задоволенням пропонуємо Вам........
У кінці листа: Ми будемо вдячні Вам за швидку відповідь .....
Сподіваємось отримати Вашу відповідь у найближчому майбутньому.. Просимо повідомити нам як найшвидше .........
Сподіваємось підтримати співробітництво з Вами.......
Будемо вдячні зашвидке виконання нашого замовлення
Зовнішньоекономічний лист Шановні панове!
Ми вдячні за Ваші зауваження та пропозиції, які зроблені відносно нашого проекту контракту на будівництво авторемонтного цеху.
У відповідності з нашим контактом на будівництво «під ключ» підрядчик бере на себе всю відповідальність за організацію та виконання всіх будівельних робіт.
Будівельні роботи будуть виконуватися українськими спеціалістами, а також місцевими фірмами, які будуть найняті на умовах субпідрядника. Роботи, які будуть виконуватись цими фірмами, будуть контролюватися компетентними українськими спеціалістами, вартість послуг яких включена до ціни контракту.
Враховуючи наведене вище прохаємо Вас розглянути питання контракту та повідомити директору - менеджеру нашої фірми (286-15-95).
Ми сподіваємось на співробітництва з Вашою фірмою.
З повагою
Б. Симчук директор
Vendor's Servise 25 st.James Street
London
Great Britan tel/fax 3487056
м. Львів 1 листопада 1998р. Вельмишановні панове І
Отримали Ваш хист від 30 жовтня цього рану щодо можливості продажу сучасних гідравлічних «років, які виготовляються нашим, підприємством.
Розглянувши Ваше прохання, повідомляємо, що готові провести переговори з даного приводу. Одночасно хотіли 6 звернути Вашу увагу на те, що наше підприємства здійснює продаж: ліцензій на передачу know-how гарантується отримання ліцензіатом додаткового прибутку від експлуатації гідравлічних кранів високої якості згідно з її технічними специфікаціями.
Якщо Вас зацікавила наша пропозиція, пси пропонуємо договір купівлі кранів та матеріали для патентування (опис, креслення) гідравлічних кранів з врахуванням вимог Вашого патентного відомства.
Вартість одного гідравлічного крану складає 5500 $, вартість ліцензії на передачу know-how - 2000$.
За додатковою інформацією телефонуйте нашому менеджеру по реалізації п. Бурлакаву Ю. М за тел. 567823.
Сподіваємось на подальше співробітництво з Вами.
З повагою,
генеральний директор підприємства Львівського кранового заведу