5.1. Слеты (съезды, конференции)
Слеты представляют собой особый рынок, требующий множества дополнительных сопутствующих атрибутов для их организации. Слеты и съезды — это, как правило, ежегодное собрание ассоциации, состоящее из пленарного заседания, заседаний отдельных комитетов и тематических секций. Важной частью ежегодного слета или съезда часто является торговая выставка продукции. Гостиницы, владеющие условиями для проведения таких слетов и съездов, как, например, Chicago Hyatt, Atlanta Marriott Marquis, вполне могут проводить подобные мероприятия среднего и мелкого масштаба. Слеты и съезды, требующие для проведения обширные помещения, как, например, JacobJavitts Convention Center в Нью-Йорке, часто насчитывают десятки тысяч делегатов. Их называют мероприятиями городского масштаба, поскольку делегаты проживают в гостиницах по всему городу.
Ассоциации обычно выбирают помещения для таких съездов за 2-5 лет до их проведения, а самые крупные мероприятия иногда планируются на 10-15 лет вперед. Слеты и съезды обычно проводятся в июне, популярны также май, март, апрель, июль и август. Некоторые ассоциации предпочитают проводить свои конференции из года в год в одном и том же городе, в то время как другие склонны организовывать их каждый раз в разных частях страны.
Слеты, съезды и конференции могут быть крупным источником доходов для фирмы-организатора. Регистрационные взносы и продажа площади под выставки приносят большие доходы. Цена площади для выставки зависит от количества участников. Выбирая место для проведения мероприятия, ассоциации ищут помещение, легко доступное и одновременно привлекательное для своих членов. Баланс годового бюджета зависит оттого, насколько хорошо было организовано мероприятие.
При выборе места слетов, съездов и конференций их организаторы считают наиболее важными следующие факторы: доступность гостиниц и помещений, удобство транспорта, его стоимость, приближенность к месту жительства участников мероприятия, климат, возможности для отдыха, наличие достопримечательностей и культурной жизни.
Наиважнейшие факторы для гостиницы — залы заседания, цены, качество блюд, номера, дополнительные услуги, процедура оплаты, регистрация приезда/отъезда, график работы сотрудников, площадь для выставки и прошлый опыт и впечатления. Обратите внимание, что качество питания чрезвычайно существенно для фирмы-организатора конференций. Необыкновенный прием, необычный коктейль и нестандартный кофе-брейк во время работы могут быть тем исключительным моментом, который выделит этот съезд или конференцию из ряда других и станет предметом последующего обсуждения с коллегами. Плохое качество еды и обслуживания, наоборот, может вызвать отрицательную реакцию участников. Также всегда должны быть возможности дополнительного обслуживания. Сломавшийся видеомагнитофон должен быть отремонтирован или заменен немедленно и не должен прервать выступление докладчика. Автор однажды участвовал в конференции, на которую прилетели два специалиста по рекламе, приглашенные специально для того, чтобы сделать презентацию. Когда они включили проектор для слайдов, он не работал. Гостиница была не в состоянии решить эту проблему и через 20 минут презентация была отменена.
Многие гостиницы теперь заключают договоры с независимыми компаниями, предоставляющими аудиовизуальные средства и обслуживающими их. В крупных гостиницах такие компании содержат офис для оборудования и собственный технический персонал. Для крупных собраний они выделяют своих техников, которые в течение всего времени проведения собрания сразу же готовы разрешить возможные проблемы.
Для организаторов подобных мероприятий также немаловажна процедура оплаты. В тех гостиницах, где считают эту процедуру само собой разумеющейся и не имеют бухгалтерии, ориентированной на клиента, выписка счетов на оплату может создать проблемы. Профессиональные организаторы конференций ожидают получить вовремя понятный, точный счет. В противном случае процедура расчета может оказаться для них кошмаром. Кроме оснащения (оборудования) гостиницы и цен, организаторы конференции считают важным качество питания, процедуру оплаты и профессионализм и внимательное отношение персонала гостиницы.
Бюро по организации слетов, съездов и конференций — это некоммерческие маркетинговые организации, помогающие гостиницам заключать контракты на проведение конференций и собраний. Такие организации часто существуют за счет комиссионных сборов с отелей или с торговых сделок. Они обычно находятся в ведении торговых палат, туристических бюро или местных органов власти. Для организатора слетов, съездов и конференций они часто — первый источник информации. Гостинице, зависящей в своих доходах от успешного бизнеса по проведению конференций, следует поддерживать хорошие деловые отношения с соответствующими бюро по их проведению и даже быть активным членом этой организации.