1.2. Історія розвитку діловодства
Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів
І етап : Приказне діловодство (XV - ХVII ст.). Особливості діловодства у цей період:
1. Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ має форму сувої.
2. Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь.
3. Підпис д'яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту.
4. Документи систематизувалися за певними ознаками.
5. Види документів - накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.
6. Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.
7. З'являються особливі форми документів -книги:
- для грошових операцій - прибутково-расходні;
- для обліку пошлін - митницькі;
- для обліку врожаю - умолотні та інше.
8. В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.
9. Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина під основним текстом - «іспод».
10. Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством.
На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття). Книги поділялися на:
- секретні (кримінальні справи);
- нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи);
- поточні (для скарг, свідчень, заяв).
Цей період називають актове діловодство.
II період. Колежське діловодство (з XVIII століття). Характерні ознаки діловодства:
1. Петро І у 1699 році вводить гербовий папір , а у 1700 році заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колега», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.
2. Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. Журнали А і В -для реєстрації вихідних документів, а С і Д - для реєстрації вхідних документів. В документах обов'язково проставлялася дата і номер.
3. Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою.
4. Документи, що оберталися листи, доношення, реляції, прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.
5. Частина документів складається за генеральними формулярами.
6. Найбільш важливі документи складалися секретарем.
III етап. Виконавче діловодство. Характерні ознаки діловодства:
1. Сперанський Г. С. запропонував «Общее \учреждение министерств» де була розроблена система ведення діловодства та звітності.
2. Документи цього періоду: донос, рапорт, реляція, рескрипти, циркуляри.
3. Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію.
4. Порядок проходження документів по інстанціям в регламентується.
5. Документи складні за змістом складаються із 3-х частин:
- вступ із вкладенням справи;
- обгрунтування із посилками на законодавство;
- заключення із висновками, пропозиціями.
6. Справи, що вирішуються поділяються на три категорії:
- невідкладні;
- термінові;
- поточні.
ІV етап. Радянський період розвитку діловодства. Характерні ознаки діловодства:
1. Удосконалення систем діловодства, обліку, сформовані ЦСУ.
2. Впровадження принципів наукової організації праці, у систему діловодства,
3. Утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.
4. Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.
5. Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління.
Рішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло у розвинутих країнах два основних етапи.
1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях.
2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловиробництва з обробкою інформації на ЕОМ буде тривалим.
В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм.