3.4. Службові листа
Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації.
На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:
1. Підготовані на вимогу вищестоящих функціональних органів.
2. На прохання підвідомчих установ.
3. При здійсненні оперативних зв'язків.
4. Рекламна діяльність фірми.
5. По роботі з клієнтами.
6. Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.
Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів.
Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.
Формуляр листа включає наступні реквізити:
1. Емблему, нагороди.
2. Назву та адресу організації - відправника.
3. Номер та дату листа.
4. Адресат. 5. Номер та дата ініціативного документа.
6. Текст.
7. Перелік додатків з вказівкою кількості сторінок.
8. Підтис керівника.
9. Віза виконувача.
На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адрес, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретиціровані частини тексту.
Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.
1. - запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження, розпорядження, супроводжувальні листи.
2. - інформаційні, гарантійні.
Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.
Супроводжувальний лист - повідомляє адресата про те, що йому відправлена відповідна документація.
Ініціативні листи - організація звертається з метою отримання яких-небудь пояснень, вказівок, додаткових відомостей.
Стиль листів діловий. Підписує посадова особа або його замісник (вказується фактична посада).
|
|
2. Лист-відповідь (відмова) Логічна схема
1) повтор, прохання, на яке складається відповідь;
2) обгрунтування причини відмови;
3) конотація відмови.
Приклад тексту:
Ваше прохання про зміни строку постачання копіювального обладнання виконати не можемо, через відсутність його у теперішній час на наших складах. Тому копіювальне обладнання буде поставлено У строки, що вказані в угоді. 3. Супроводжувальні листи. Приклад тексту.
У відповідності з домовленістю (Вашим проханням) направляємо підписаний з нашої сторони договір №__від___. Довідка про фінансування буде виспана.......
Даний лист слід рахувати невід'ємною частішою дійсного договору.
Додаток договір про .......№....... за 3 ар. в 3 ек.