2.2.1.4. Робота з базами даних

Однією з особливостей СР є різноманітність і великі обсяги оброблюваної інформації. Дані моніторингів, соціальної діагностики, картки клієнтів з результатами інтерв'ю, тобто інформа­ція, що забезпечує індивідуальний підхід до кожного, кому потрібна соціальна підтримка, — усе це передбачає інформаційно-логічне доку­ментування нагромаджуваних відомостей. Для того щоб компетентно й своєчасно консультувати клієнтів з різноманітних питань життєза­безпечення та організовувати соціальні заходи з урахуванням світо-

вих досягнень СР, працівники соціальної сфери повинні мати швид­кий доступ до фактографічної (довідкової) інформації, вміти відбирати інформацію за відповідними напрямами та аналізувати її.

Менеджер СР повинен з особливою старанністю підходити до підбо­ру та розстановки кадрів соціальних працівників, об'єктивно оціню­вати їхню професійну придатність, виявляти здібності і схильності, темперамент і недоліки, які можуть суттєво впливати на їх подальшу діяльність і поведінку. Одним з ефективних способів виявлення та оцінки якостей особистості, які не піддаються безпосередньому спо­стереженню, вважається тестовий метод. За його допомогою вирішу­ються три завдання: отримання кваліметричної оцінки якісних пара­метрів особистості, досягнення об'єктивності дослідження та забез­печення порівнянності результатів. На жаль, універсальних тестів на всі випадки життя не існує, і менеджер повинен творчо підходити до застосування готових рецептів, контролювати валідність і праце­здатність тестів, переосмислювати і розвивати їх з урахуванням новітніх досягнень цієї методики.

У процесі роботи з великими масивами даних основною пробле­мою є організація звернення до них: введення-виведення, класифіка­ція, пошук і вибірка потрібних записів, впорядкування. Ця проблема вирішується за рахунок застосування методології створення та управ­ління базами даних (БД), тобто об'єднання даних за загальними пра­вилами опису, зберігання та обробки, в результаті чого невпорядкова-на інформація перетворюється у систематизовані масиви опису пев­ної предметної сфери [14]. Для створення БД, поповнення їх, редагування й вибірки інформації служать ППП, які називаються системами уп­равління БД (СУБД). За принципом організації зв'язків даних БД поділяються на три основні групи: реляційні (РБД), ієрархічні (ІБД) та мережеві (МБД).

В РБД дані подають у формі таблиць (відношень)*. Рядки таблиці називаються записами (кортежами)*, а стовпчики — полями (атрибу­тами)*. Основна вимога до відношень РБД полягає в тому, що зна­чення атрибутів повинні бути елементарною та неподільною інфор­маційною одиницею, завдяки чому в РБД використовується матема­тичний апарат реляційної алгебри, в якій визначено такі операції, як об'єднання, віднімання, сполучення та ін. Звідси — жорсткість струк­тури РБД (неможливо, наприклад, працювати із записами довільної

довжини), залежність швидкодії від розміру БД та інші недоліки. Без­сумнівною перевагою РБД є їхня відносна простота та прозорість.

В ІБД зв'язки будуються у вигляді орієнтованого "дерева" (гра­фа) — від старших вершин до молодших. Це прискорює доступ до необхідної інформації, але за умови, що в структурі "дерева" є відпо­відний шлях.

В МБД теоретично можливі зв'язки "усіх з усіма", однак для утри­мання їх потрібно дуже багато комп'ютерної пам'яті, тому на практиці вдаються до певних обмежень.

Серед програм для PC домінують РБД. Найпопулярніші з них Sybase, Clipper, Informix, Oracle, Paradox, MS Access. Остан­ня входить до складу ППП MS Office і має дедалі більше користу­вачів в Україні, витісняючи dBase та FoxPro, які використовува­лися раніше.

MS Access (97, 2000, 2002) [5; 24] складається з ряду об'єктів: таблиць, запитів, форм, звітів, макросів і модулів, кожний з яких про­грама пропонує користувачеві створити самостійно (у режимі "кон­структора"), використовуючи спеціальний набір "інструментів" і про­цедур. Для надання допомоги передбачено інтерактивну інформацій­но-довідкову систему, спеціальні підпрограми-майстри та шаблони. Насамперед будуються таблиці і задаються зв'язки між ними. Муль-титабличність використовується для запобігання повторенню інфор­мації. На відміну від стовпчика MS Excel, кожне поле MS Access може містити дані тільки одного типу (формату): символьного (тек­стового), числового, дати і часу, логічного, лічильник, MEMO та OLE-об'єкта і мати певні властивості. Наприклад, поле може бути ключо­вим або індексованим. За допомогою ключа ідентифікується кожний запис таблиці. Індексовані поля використовуються для зв'язування таблиць. Зв'язки можуть бути простими, підпорядкованими та каскад­но оновлюваними. Вони створюються і редагуються у вікні Схема данных. За допомогою Мастера анализа таблиц структуру MSAccess можна оптимізувати. Готові таблиці можна сортувати, фільтру­вати, виводити на друк, а також редагувати як структуру таблиці, так і її дані; додавати або видаляти записи, у тому числі всі пов'язані запи­си в інших таблицях (каскадне оновлення). При заповненні таблиці кожному запису можна присвоїти унікальний код лічильника, який ніколи не повторюється.

Вибірку даних з таблиць здійснюють за допомогою запитів. У за­питі зазначаються відповідні поля та умови, яким повинні відповідати

записи. Умови можуть включати математичні та логічні вирази, про­цедури порівняння послідовностей символів, стандартні функції та багато іншого. Вибірку даних можна проводити одночасно з усіх таб­лиць. У запиті можна використовувати дані, отримані за допомогою іншого запиту (підпорядковані запити). Окрім запитів на вибірку існують запити на зміну (додавання, видалення, оновлення) записів, об'єднання та створення нових таблиць, а також запити до SQL-серве­ра та перехресні запити, що мають на меті відображення результатів статистичних розрахунків (кількості записів, мінімального та макси­мального значень, середнього арифметичного та суми за вибраними записами), які автоматично групуються у вигляді таблиці. Такі ж самі статистичні дані можна отримати і в запиті на вибірку, якщо задати опцію Итоги. Конструювання не дуже складних запитів у MS Access практично не потребує спеціальної підготовки. Завдяки розвиненим інтерфейсу та інструментальним засобам прості запити програму­ються практично на рівні постановки завдання. Досвідчений користу­вач може створювати складні запити, використовуючи мову програ­мування запитів SQL Access.

Користувачеві надається можливість побудувати на свій розсуд процес спілкування з програмою. Для цього в MS Access розробля­ються форми. У них інформація може відображатися не у вигляді таблиць, а за окремими записами, відібраними за допомогою запитів з однієї або кількох таблиць. Кожному полю таблиці відповідає так зване Связанное поле форми, координати і розмір якого задає кори­стувач. У формі можна розташувати Свободные поля, призначені для збереження тимчасової інформації, доки форма залишається відкри­тою. У форму вставляють текст, малюнки, лінії, геометричні фігури та інші об'єкти. За їх допомогою створюються заголовки, пояснюючі підпи­си, мнемосхеми тощо. Усе це надає формі вигляду електронного доку­мента і підвищує зручність спілкування з нею. У формі можна вста­новити стандартні елементи управління Windows" — кнопки, вми­качі, перемикачі, списки, лічильники. Через них, використовуючи маніпулятор "миша", можна видавати стандартні команди Windows", формувати умови та режими роботи, вводити дані, які часто повторю­ються, та ін. Користувач може задати певні властивості форм і їхніх складових, формати, кольори, стилі відображення інформації. Форми є зручним засобом уведення даних, у тому числі умов відбору записів. Інформація, що виводиться у формах, може сортуватися й фільтрува­тися як за допомогою готових фільтрів, так і з використанням фільтрів, створених користувачем у вигляді запиту. Поля форми успадкову­ють всі властивості полів таблиці, з якими вони пов'язані. Стан­дартні дії з об'єктами MS Access та обробка даних програмуються з використанням відповідних команд, доступ до яких відкривається в режимі конструювання макросів (макрокоманд) та модулів (підпрог­рам, що створюються користувачем на мові Access Vigual Basic). Існує режим виконання команд кроками, що полегшує знаходження помилок у програмі. Користувач, що засвоїв MS Access, може без проблем самостійно формувати і накопичувати БД, програмувати будь-які вибірки, статистичні та бухгалтерські розрахунки, створювати і зберігати потрібні для його роботи документи, конструювати різно­манітні тести тощо.

Інформація, призначена до друку та зберігання у паперовому ви­гляді (що надає їй юридичної сили), створюється шляхом констру­ювання звітів MS Access. Технологія розробки звітів схожа на робо­ту з формами, але в цьому режимі передбачено форматування сто­рінок, розділів, документа загалом. Існують команди масштабування зображення, попереднього перегляду та інший сервіс. У звіті можна також виконувати сортування, прості обчислювання та інші операції.

Завдяки OLf-технології в документи MS Access можна поміща­ти (упроваджувати або зв'язувати) об'єкти, створені за допомогою інших додатків Windows'", і навпаки, розміщувати документи MS Access в інших програмних продуктах. MS Access є мережевою програмою, з якою можуть працювати одночасно кілька користувачів. При цьому забезпечується захист від несанкціонованого доступу, ієрархічність прав доступу, створення копій БД та інші види управ­ління. Документи MS Access при бажанні можна подати у форматі, придатному для передавання через Internet.